Rapporter og revisionslog i helloswap: Det kan du slå op bagefter

Når noget ser forkert ud på lønningsdagen, eller en leder sværger på aldrig at have godkendt et vagtbytte, skal du kunne se tilbage og få et klart svar. I helloswap gør du det to steder: i Rapporter, der viser, hvad en uge har kostet, og hvem der har arbejdet hvor meget, og i revisionsloggen, der viser, hvem der har gjort hvad, hvornår og hvorfra. Begge dele findes i Growth-abonnementet og opefter, og begge er lavet til, at virksomhedens administratorer kan tjekke tingene bagefter, ikke til at styre vagtplanen i øjeblikket.

Det viser Rapporter

Rapporter arbejder med én uge ad gangen. For den uge viser den hver medarbejders timer på offentliggjorte vagter, vedkommendes timeløn og hvad det koster. Omkostningen er de planlagte timer gange timelønnen plus eventuelle tillæg, når virksomheden har sat dem op. Du indtaster timelønnen enten direkte i kolonnen Timeløn eller på medarbejderens profil under Personer, så det er en god idé at tjekke, at timelønningerne er opdaterede, før du stoler på en rapport.

Et par ting, du skal holde øje med:

• Medarbejdere, der arbejder mere end deres aftalte timetal, bliver markeret. Det er den hurtigste måde at fange en fejl i vagtplanen, før den bliver til en uenighed om lønnen.
• Hvis tidsregistrering er slået til, viser kolonnen Faktisk de registrerede timer ved siden af de planlagte. Den er kun til sammenligning og ændrer ikke omkostningstallet, som stadig bygger på den offentliggjorte vagtplan.
• Tillæg (aften, weekend, helligdage) får deres egen kolonne, når de er sat op, og de indgår i de samlede lønomkostninger.

Den praktiske brug er enkel: Kør Rapporter, før du afslutter lønkørslen, ikke efter at nogen har klaget. Især markeringen af timer ud over det aftalte er noget, der er billigt at tjekke hver uge og dyrt at opdage hvert kvartal.

Om tillæg og historik

Tillæg beregnes altid ud fra vagttiderne på den offentliggjorte vagtplan, og den ulønnede pause trækkes ikke fra. Det betyder noget, når du afstemmer en rapport med det, du husker at have planlagt. Tallene styres af det, der faktisk blev offentliggjort, ikke af en løs plan i nogens hoved.

Det er også værd at vide, at hvis du ændrer timerne i et vagtmønster, bliver historikken ikke skrevet om: De nye timer gælder fra i dag og frem, og vagter, der er arbejdet før i dag, beholder de timer, de faktisk blev arbejdet med. Arbejdstidsreglerne bliver ikke tjekket igen for kommende vagter i det vagtmønster, så dem er det en god idé at gennemgå. Det er netop derfor, Rapporter og løneksporten forbliver korrekte, også efter at du har lavet et vagtmønster om. Fortiden bliver ikke skrevet om i det stille.

Det er revisionsloggen til

Revisionsloggen er en anden slags registrering. Den ligger som en fane under Sikkerhed og revisionslog i profilmenuen og logger, hvem der har gjort hvad, hvornår og hvorfra. Den dækker logins, ændringer af personer, vagter, vagtbytter, fravær, sikkerhedsindstillinger, udviklerændringer og impersonering. Posterne kan hverken ændres eller slettes, og det er hele pointen: Det skal være en troværdig registrering, du kan give til en ejer eller en revisor uden at bekymre dig om, at den er blevet redigeret bagefter.

Brug revisionsloggen, når:

• Du skal bekræfte, hvem der godkendte et vagtbytte eller en fraværsanmodning, og hvornår.
• Der er uenighed om, hvem der redigerede en vagt eller ændrede en medarbejders oplysninger.
• Du gennemgår sikkerheden på kontoen, fx uventede logins eller tilfælde af impersonering.

Et hul, du skal være opmærksom på: Ændringer af virksomhedens navn, tidszone, afdelinger, vagtmønstre og notifikationsindstillinger bliver ikke registreret i revisionsloggen. Har du brug for en registrering af netop de ændringer, må du holde styr på dem på anden vis. Revisionsloggen kan ikke hjælpe dig der.

Tilsammen besvarer Rapporter og revisionsloggen to forskellige spørgsmål bagefter: Hvad kostede det, og hvem har rørt ved hvad? Det er den billigste vane at tjekke begge regelmæssigt i stedet for kun, når noget går galt.