Työvuorot osastoittain: miksi yksi iso yhteinen kalenteri ei toimi

Kun yrityksessä on useampi erilainen tiimi, esimerkiksi sali ja keittiö tai varasto ja kuljettajat, yksi yhteinen työvuorolista lakkaa toimimasta. Esihenkilö, joka selaa 60 nimen listaa löytääkseen ne viisi baarimikkoa, joiden vuoroja hänen pitää muokata, menettää aikaa joka ikinen viikko. Osastokohtainen vuorosuunnittelu tarkoittaa, että työvuorolista jaetaan erillisiin, itsenäisiin ryhmiin. Jokaisella ryhmällä on omat vuoronsa, oma henkilöstölistansa ja usein myös oma esihenkilönsä, mutta kaikki ovat silti samassa järjestelmässä. Muutos kuulostaa pieneltä rakenteelliselta asialta, mutta se poistaa paljon päivittäistä kitkaa.

Mikä yhdessä yhteisessä listassa oikeasti menee pieleen

Kun henkilöstömäärä kasvaa ja tiimit monipuolistuvat, yksi yhteinen vuorolista alkaa yleensä pettää ennustettavilla tavoilla:

• Esihenkilöt tuhlaavat aikaa selaamalla ohi työntekijöitä, joilla ei ole mitään tekemistä muokattavan vuoron kanssa.
• Varaston työntekijä merkitään vahingossa tehtävään, johon hänellä ei ole koulutusta, koska mikään ei erota listoja toisistaan.
• Kaksi osastovastaavaa muokkaa samaa viikkoa, ja kumpikin tallentaa toisen muutosten päälle.
• Raportoinnista tulee hyödytöntä: keittiön henkilöstökuluja ei saa helposti näkyviin erikseen salin kuluista, ellei nimiä suodata käsin joka kerta.
• Uudet työntekijät hukkuvat pitkään listaan sen sijaan, että he olisivat samassa ryhmässä niiden kanssa, joiden rinnalla he oikeasti tekevät töitä.

Mikään näistä ei yksinään ole katastrofi, mutta yhdessä ne tekevät listasta sellaisen, jonka laatiminen vie enemmän aikaa ja johon tulee helpommin virheitä joka ikinen viikko.

Näin osastojako oikeasti auttaa

Kun vuorosuunnittelu rakennetaan osastojen ympärille, nämä ongelmat korjaantuvat, koska jokaisesta osastosta tulee oma, helposti hallittava kokonaisuutensa:

1. Lyhyemmät listat, joilla on vain oleelliset nimet. Keittiöpäällikkö näkee vain keittiön henkilökunnan. Varaston esihenkilö näkee vain varaston henkilökunnan. Vähemmän selaamista, vähemmän virheitä.
2. Vastuu osastolla itsellään. Osastovastaavat voivat laatia ja muokata omia listojaan ilman täysiä oikeuksia kaikkien muiden tiimien listoihin. Samalla rajautuu se, kuka voi vahingossa muuttaa jotain, mihin hänen ei pitäisi koskea.
3. Selkeämpi raportointi. Henkilöstökulut, tehdyt tunnit ja avoimet vuorot saa haettua osastokohtaisesti, eikä niitä tarvitse suodattaa käsin jälkikäteen.
4. Nopeampi perehdytys. Uusi työntekijä lisätään yhteen osastoon, ja hän näkee heti vain sen, mikä häntä koskee. Hänen ei tarvitse poimia oleellista koko yrityksen listasta.
5. Järkevät vuoronvaihdot. Vuoronvaihdot ja avoimien vuorojen tarjoukset voi rajata osaston sisälle. Silloin kassatyöntekijä ei vahingossa näe (tai varaa) varaston vuoroa, johon hänellä ei ole koulutusta tai jota ei ole hänelle tarkoitettu.

Milloin osastot kannattaa ottaa käyttöön

Osastokohtainen vuorosuunnittelu ei ole tarpeen jokaiselle pienyritykselle. Viiden hengen kahvila, jossa on yksi vuororytmi, ei sitä tarvitse. Se alkaa kannattaa, kun jokin seuraavista pitää paikkansa:

• Sinulla on kaksi tai useampia selvästi erillisiä tiimejä, joilla on eri vuororytmit tai osaamisvaatimukset.
• Listojen laatimisesta tai hyväksymisestä vastaa useampi kuin yksi henkilö.
• Joudut säännöllisesti tarkistamaan ristiin, kuka on missäkin vuorossa, koska yhteinen lista on liian pitkä nopeasti silmäiltäväksi.
• Avoimet vuorot tai vaihtopyynnöt päätyvät väärille ihmisille, koska niitä ei voi mitenkään rajata.

Jos tilanne on jo tämä, ratkaisu ei ole isompi taulukko. Rakenne kannattaa jakaa niin, että jokainen esihenkilö hoitaa vain oman osuutensa. helloswapin usean osaston tuki toimii oletuksena juuri näin: jokaisella osastolla on oma työvuorolistansa, oma avointen vuorojen ilmoitustaulunsa ja oma hyväksyntäjononsa, ja omistajat näkevät silti kaiken koottuna koko yrityksen tasolla. Tavoite on joka tapauksessa sama: pienemmät ja selkeämmät kokonaisuudet, joita on oikeasti helppo hallita arjessa.