Usean tiimin vuorosuunnittelu: näin osastot lakkaavat sotkemasta toistensa vuoroja

Kun samassa yrityksessä työskentelee saman katon alla useampi tiimi, kuten keittiö ja sali, varasto ja kuljetus tai päivä- ja yövuoro omine esihenkilöineen, yksi yhteinen työvuorolista ei enää toimi. Osastokohtainen vuorosuunnittelu korjaa tämän: jokainen tiimi saa oman näkymänsä ja omat sääntönsä, ja yksi esihenkilö näkee silti kaikkien tiimien vuorot. Tarkoitus ei ole lisätä rakennetta rakenteen vuoksi vaan vähentää virheitä, jotka olisi voitu välttää.

Mikä menee pieleen ilman osastojakoa

Kun kaikkien vuorot suunnitellaan yhteen jaettuun kalenteriin, eteen tulee muutama ennalta arvattava ongelma:

• Kassatyöntekijä merkitään vahingossa varastovuoroon, koska vuorolistaa ei ollut suodatettu tehtävän mukaan.
• Keittiöpäällikkö joutuu selaamaan neljänkymmenen salivuoron ohi löytääkseen omat kolme kokkiaan.
• Vuoronvaihtopyynnön hyväksyy se, joka sattuu olemaan kirjautuneena, vaikkei hän tuntisi kyseisen osaston miehityksen vähimmäisvaatimuksia.
• Yhden tiimin lomien ja vapaiden hyväksyminen jättää huomaamatta aukon toisen tiimin vuoroon, koska kukaan ei katsonut molempia yhtä aikaa.
• Henkilöstökuluraportit niputtavat osastot yhteen, joten et näe, onko väkeä liikaa kuljetuksessa vai keittiössä.

Mikään näistä ei yksinään ole suuri epäonnistuminen. Ne ovat pieniä hankauksia, jotka kasautuvat, ja lopulta kukaan ei täysin luota työvuorolistaan.

Mitä osastojako oikeasti tuo

Työvuorolistan jakaminen osastoittain ei tarkoita, että yritys pilkotaan siiloihin. Se tarkoittaa, että jokainen tiimi saa selkeän näkymän juuri siihen, mikä sitä koskee, ja esihenkilöt päättävät itse, kuinka paljon tiimien välillä näkyy.

• Jokainen osastopäällikkö näkee oletuksena vain oman osastonsa vuorot. Vähemmän selaamista, vähemmän virheitä ja nopeampaa suunnittelua.
• Hyväksynnät menevät sille, joka oikeasti tuntee tiimin. Varaston vuoronvaihdon hyväksyy varaston vuorovastaava eikä se, joka sattuu olemaan lähimpänä näyttöä.
• Miehityssäännöt voivat vaihdella osastoittain. Keittiö voi tarvita ehdottomasti vähintään kaksi kokkia vuoroon, kun taas vastaanotossa pärjätään hyvin yhdellä ihmisellä kello 21:n jälkeen. Osastokohtaisten sääntöjen ansiosta molemmat pätevät, eikä kumpikaan tiimi jyrää toisen sääntöjä.
• Henkilöstökulut näkyvät osasto kerrallaan, ja vain siten voi tietää, ylittääkö budjetin nimenomaan tietty tiimi eikä yritys kokonaisuutena.
• Avoimet vuorot voi rajata. Kuljetuksen avoimen vuoron ei pitäisi näkyä tarjolla sellaiselle, jolla on pätevyys vain myymälätyöhön, eikä sen tarvitsekaan, sillä vuorotaulu voi suodattaa vuorot osaston mukaan automaattisesti.

Yksi yritys osastojaon takana

Osastojen riskinä on, että ne irtautuvat toisistaan ja niistä tulee viisi erillistä yritystä, joilla vain sattuu olemaan sama nimi. Kaksi asiaa estää tämän:

1. Kaikille osastoille yhteinen muutosloki. Omistajien ja ylempien esihenkilöiden pitäisi nähdä jokainen muutos missä tahansa päin yritystä, vaikka arjen esihenkilöt näkisivät vain oman tiiminsä. Juuri tämä tekee osastojaosta turvallisen eikä riskialtista: mitään ei katoa, kaikki on vain järjestetty.

2. Osastorajat ylittävä näkyvyys niille, jotka sitä tarvitsevat. Kolmesta toimipisteestä vastaavan aluepäällikön tai kiireessä apuun tulevan omistajan pitää pystyä siirtymään osastolta toiselle ilman, että kokonaiskuva katoaa. helloswapin monen osaston tuki on rakennettu juuri tätä varten: jokaisella tiimillä on oma työvuorolistansa ja hyväksyntäprosessinsa, mutta mitään ei piiloteta niiltä, jotka vastaavat koko toiminnasta.

Sen, toimiiko osastokohtainen vuorosuunnittelu, voi testata yksinkertaisesti: pystyykö osastopäällikkö laatimaan ja pyörittämään oman työvuorolistansa koskematta kenenkään muun listaan, ja näkeekö omistaja silti kaiken kerralla ilman, että hänen täytyy pyytää viideltä eri ihmiseltä viittä eri taulukkoa? Jos molemmat toteutuvat, rakenne tekee tehtävänsä.