Vuoronvaihdot työntekijöiden kesken: nopein tapa saada tuuraushuolet pois omalta pöydältä

Jokainen työvuorolistoja tekevä esihenkilö tietää, ettei varsinainen työ ole listan laatiminen vaan sen korjaaminen, kun joku ei pääsekään vuoroonsa. Työntekijöiden väliset vuoronvaihdot siirtävät tämän korjaustyön pois sinun pöydältäsi niille, joilla este oikeasti on. Sinne se kuuluukin.

Kun vuoronvaihdoille ei ole järjestelmää

Kuvitellaan tavallinen tilanne. Työntekijä huomaa tiistai-iltana, ettei pääsekään torstain sulkuvuoroon. Jos vuoronvaihdoille ei ole sovittua tapaa, yleensä käy näin:

• Hän laittaa viestiä suoraan sinulle, usein työajan ulkopuolella.
• Selaat työvuorolistaa ja yrität muistaa, kuka on vapaana ja osaa tehdä kyseisen vuoron.
• Kysyt viestillä kahdelta tai kolmelta työkaverilta, voisiko joku tuurata.
• Joku lupautuu, ja muokkaat listaa käsin.
• Toivot, ettei kukaan ole sopinut itselleen päällekkäisiä menoja tai unohda vuoroaan.

Siinä on viisi vaihetta yhden vuoromuutoksen takia, ja jokainen niistä kulkee sinun kauttasi. Kun tiimissä on viisitoista ihmistä ja esteitä tulee muutama viikossa, käsissäsi on kokonainen osa-aikatyö pelkkien poikkeusten hoitamisessa listaan, jonka olet jo kertaalleen tehnyt valmiiksi.

Miksi työntekijöiden keskinäiset vaihdot toimivat paremmin

Asianosaiset työntekijät tietävät lähes aina sinua aiemmin, kuka on vapaana, kuka osaa hoitaa kyseisen tehtävän ja kuka on kenellekin palveluksen velkaa viime kuulta. Kun annat heidän löytää sopivan vaihtokaverin itse ja lähettää vaihdon sitten sinulle vain kyllä- tai ei-vastausta varten, suurin osa edestakaisesta viestittelystä jää pois.

Käytännössä toimivuus riippuu muutamasta asiasta:

1. Tarvitaan sekä nimettyjä että avoimia vaihtotarjouksia. Joskus työntekijä tietää jo, kenen kanssa haluaa vaihtaa. Toisinaan hänen täytyy vain tarjota vuoroa koko tiimille ja katsoa, kuka tarttuu siihen. Jos järjestelmä tukee vain toista näistä, ihmiset palaavat taas tekstiviesteihin.
2. Hyväksyntä pysyy esihenkilöllä. Se, että työntekijät saavat vaihtaa vuoroja, ei tarkoita, että he saisivat laatia vuoronsa itse. Tarvitset silti yhden hyväksyntävaiheen, jotta huomaat ongelmat ajoissa. Joku voi esimerkiksi ottaa vuoron, joka vie hänet ylitöiden puolelle, tai vaihto voi jättää vuoron ilman ketään, jolla on siihen vaadittava osaaminen.
3. Kirjausten on oltava kunnossa. Jos vuoro vaihtaa tekijää, palkanlaskennassa pitää näkyä, kuka vuoron oikeasti teki, eikä se, kenelle se alun perin oli merkitty. Kun jokaisesta vaihdosta jää jälki siitä, kuka sitä pyysi, kuka tarjoutui ja kuka sen hyväksyi, vältytään myöhemmiltä kiistoilta.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota

Vuoronvaihdot säästävät aikaa, mutta ne voivat aiheuttaa uusia ongelmia, jos kukaan ei pidä niitä silmällä:

• Osaaminen ei vastaa tehtävää. Päältä katsoen hyvältä näyttävä vaihto voi jättää vuoron ilman ketään, joka osaa hoitaa kassaa, käyttää tiettyä konetta tai toimia vuorovastaavana. Vaihdot pitäisi rajata niille, joilla on tehtävään vaadittava osaaminen, tai ainakin merkitä esihenkilön tarkistettaviksi ennen hyväksyntää.
• Ylityöt kertyvät vähitellen. Työntekijä, joka ottaa lisävuoroja auttaakseen työkaveria, voi huomaamattaan ajautua ylitöille. Tämäkin on yksi syy siihen, ettei hyväksynnän pitäisi olla automaattinen.
• Yksi ihminen ottaa kaikki vaihdot. Jos sama luotettava työntekijä suostuu aina, hän voi kuormittua liikaa. Vaihtohistoriaa kannattaa vilkaista silloin tällöin, ei pelkästään yksittäisiä pyyntöjä.

Pohjimmiltaan kyse on samasta ajatuksesta kuin avoimien vuorojen taulussa: työntekijöillä on suora keino ratkaista tuurausongelmat itse, ja esihenkilön tehtäväksi jää nopea hyväksyntä perusteellisen selvitystyön sijaan. Vaihtopyynnöt, nimetyt tai avoimet, tulevat helloswapissa yhteen hyväksyntäjonoon, joten teet päätöksen etkä joudu johtamaan etsintäpartiota. Työvuorolista palaa silti sinulle viimeistä tarkistusta varten, mutta tuuraajaa ei enää etsi sinä.