Kun työntekijöiden käytettävyys ei osu ruuhkatunteihin
Kun kaikkien toiveita noudatetaan mutta vuorot eivät silti täyty, vika ei ole henkilöstössä vaan siinä, miten ihmiset sovitetaan kysyntään. Näin korjaat asian polttamatta loppuun parhaita työntekijöitäsi.
Jokainen työvuorolistan tekijä törmää lopulta samaan seinään: paperilla käytettävissä olevia tunteja on tarpeeksi, mutta varsinaisina ruuhka-aikoina töihin pääsee liian harva. Joku pystyy tekemään vain aamuvuoroja, toinen vain iltavuoroja, ja perjantain klo 16–20 ruuhkaan ei jää ketään. Kyse ei ole henkilöstöpulasta. Ongelma on siinä, etteivät työntekijöiden vapaat ajat ja sinun tarpeesi kohtaa, ja siihen tarvitaan muuta ratkaisua kuin ”palkataan lisää väkeä”.
Miksi käytettävyys ja miehitystarve ajautuvat erilleen
Työntekijät ilmoittavat kerran, milloin pääsevät töihin, eikä tietoa juuri päivitetä. Miehitystarve taas vaihtelee viikosta toiseen myynnin, sesongin tai varausten mukaan. Jos näitä kahta ei vertaa säännöllisesti rinnakkain, aukkoja syntyy huomaamatta:
- Uudet työntekijät perehdytetään, ja kaikilla on samankaltaiset vuorotoiveet (yleensä päivävuorot), joten illat jäävät vajaiksi.
- Muutaman työntekijän elämäntilanne muuttuu (koulun lukujärjestys, toinen työ), ja samalla muuttuu se, milloin he pääsevät töihin, mutta kukaan ei päivitä kokonaissuunnitelmaa.
- Kysyntä muuttuu: uusi kampanja tuo lauantaille lisää asiakkaita, mutta vuorolistan pohja tehtiin puoli vuotta sitten hiljaisemmalle lauantaille.
Ratkaisu ei ole pyytää ihmisiltä lisää joustoa. Muutos pitää huomata ajoissa: vertaa todellista käytettävyyttä vilkkaimpiin tunteihisi ennen kuin teet viikon listan, eikä vasta sitten, kun jokin vuoro jää täyttämättä.
Käytännöllinen tapa sovittaa ihmiset ruuhkatunteihin
- Selvitä ensin todelliset ruuhka-aikasi. Ota esiin kaikki data, mitä sinulla on, kuten myynti tunneittain, puhelumäärät tai potilasmäärät, ja tunnista viikosta ne 3–4 ajanjaksoa, joina vajaa miehitys oikeasti haittaa. Älä arvaa, vaan tarkista.
- Vertaa käytettävyyttä näihin ajanjaksoihin, älä koko päivään. Työntekijä, joka on ”käytettävissä koko päivän”, ei ole yhtä hyödyllinen kuin se, joka pääsee töihin nimenomaan klo 17–19 kiireeseen. Laita ihmiset ensin järjestykseen sen mukaan, miten hyvin he sopivat ruuhka-aikoihin, ja täytä loput vasta sitten.
- Miehitä ruuhkat ennen helppoja vuoroja. Sijoita vaikeat tunnit listalle ensin, kun vaihtoehtoja on vielä eniten. Hiljaiset aamupäivävuorot on helppo täyttää myöhemmin, joten älä käytä joustavimpia työntekijöitäsi niihin heti alkuun.
- Jätä jokaiseen ruuhkaan yksi tarkoituksellinen päällekkäisyys. Kun vuorot menevät vilkkaimpana tuntina 15–30 minuuttia päällekkäin, myöhästymiset ja vuoronvaihtoon kuluva aika eivät jätä työpistettä vajaaksi.
- Tarkista käytettävyys muutaman kuukauden välein, ei vain palkatessa. Ihmisten elämä muuttuu. Lyhyt ”pitääkö tämä yhä paikkansa?” -kysely kerran neljännesvuodessa paljastaa muutokset ennen kuin niistä tulee pysyvä aukko.
Kun aukko ei umpeudu nykyisellä porukalla
Joskus mikään nokkela järjestely ei auta, koska ruuhka-aikoina ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi ihmisiä käytettävissä. Silloin sinulla on kolme rehellistä vaihtoehtoa: palkkaa joku nimenomaan sille ajalle (ja kerro se työpaikkailmoituksessa), maksa juuri niistä vuoroista pieni lisä tai hyväksy niihin ohuempi miehitys ja sovita palvelutaso sen mukaan. Se, mikä ei toimi, on pyytää kerta toisensa jälkeen samaa yhtä tai kahta joustavaa työntekijää paikkaamaan aukkoa. Juuri niin luotettavimmat ihmiset palavat loppuun ja menetät heidät.
Tässä kohtaa avointen vuorojen taulu osoittaa arvonsa. Sen sijaan että esihenkilö hätäisesti etsii jotakuta vaikeasti täytettävään ruuhkavuoroon, vuoro julkaistaan kaikkien nähtäville, ja sen ottaa se, joka oikeasti pääsee ja haluaa tehdä sen. Taulu ei korjaa todellista henkilöstövajetta, mutta jokainen aukko ei jää yksin sinun varaasi, ja täyttämättömät ruuhkavuorot näkyvät selkeänä listana eivätkä tule yllätyksenä samana päivänä.