Ansatte som ikke møter opp til vakten: Slik lager du påminnelser som virker
De fleste som ikke møter opp til vakten, er ikke trassige. Det er påminnelsene som har sviktet. Slik lager du påminnelser som faktisk hindrer at folk glemmer vaktene sine.
Når ansatte ikke møter opp til vakten, skyldes det sjelden at de er dårlige ansatte. Det skyldes oftere påminnelsessystemer som forutsetter at folk sjekker en utskrevet vaktplan eller en gruppechat flere dager i forveien. Det gjør de ikke. Vil du ha færre som uteblir fra vakter, må du ordne tidspunktet, kanalen og innholdet i påminnelsene før du begynner å legge skylden på dem som får dem.
Hvorfor påminnelser svikter
En vaktplan som henges opp én gang i uka, overlever ikke hverdagen. Folk glemmer, bytter vakter seg imellom uten å si fra, mister oversikten over hvilken uke det er, eller så de rett og slett aldri endringen fordi den havnet i en gruppechat med 40 uleste meldinger. Noen vanlige feilkilder:
- Påminnelsen kommer for tidlig (tre dager før), blir lagt til side i hodet og så glemt.
- Den kommer gjennom en kanal den ansatte egentlig ikke sjekker: en oppslagstavle, en e-post ingen åpner, en chatteapp som også brukes til alt mulig annet.
- Den viser feil vakt, fordi noen har byttet og endringen aldri nådde påminnelsessystemet.
- Den er lik hver gang, så folk slutter å lese den nøye.
Hvis noe av dette gjelder hos dere, har du ikke et disiplinproblem. Du har et synlighetsproblem.
En påminnelsesplan som faktisk gir færre uteblivelser
Tenk på påminnelser som en serie, ikke som én enkelt hendelse. Ett varsel en uke i forveien er planleggingsinformasjon, ikke en påminnelse. Påminnelsene som endrer atferd, kommer nærmere vaktstart:
- En uke før: bekrefter at vakten finnes, og lar folk si fra om at noe kolliderer tidlig, mens det fortsatt er tid til å løse det.
- 24 timer før: den egentlige påminnelsen. De fleste planlegger neste dag kvelden før, og det er da den treffer.
- 2–3 timer før: et kort dytt, særlig nyttig ved tidlige morgenvakter, delte vakter eller for alle som lett forsover seg.
Hver av dem bør oppgi dato, starttid, sted eller avdeling, og ingenting annet som drukner de viktigste opplysningene. Må noen scrolle eller trykke seg videre for å finne selve klokkeslettet, har du mistet halve verdien.
La kanalen passe til hvordan folk faktisk kommuniserer
Tekstmeldinger og pushvarsler blir lest i løpet av minutter. E-post blir lest i løpet av dager, om i det hele tatt. Utskrevne vaktplaner blir lest én gang, i starten av uka, og aldri igjen. Hvis de ansatte hele tiden er på mobilen, slik de fleste som jobber vakter er, vil pushvarsler knyttet til en vaktplanapp slå alt annet. Påminnelsen henger da sammen med selve vakten i systemet, ikke med en kopi av den som kan bli utdatert.
Dette betyr mer enn det høres ut som: En påminnelse er bare nyttig hvis den viser vakten slik den er nå. Hvis noen tar en ledig vakt eller bytter med en kollega på tirsdag, er en påminnelse laget ut fra mandagens vaktplan direkte feil. Dette er en av grunnene til at verktøy som helloswap knytter påminnelsene direkte til den oppdaterte vaktplanen og til hver enkelts egen kalender. Når et vaktbytte blir godkjent, oppdateres påminnelsen samtidig, i stedet for å minne noen på en vakt de ikke lenger har.
Ta tak i de forutsigbare unnskyldningene før de oppstår
Noen uteblivelser kan forebygges med gode rutiner, ikke bare med påminnelser:
- La folk si fra om at noe kolliderer med en gang vaktplanen er publisert, ikke kvelden før.
- Gjør det så enkelt å bytte vakt at den som har et reelt problem, bytter bort vakten i stedet for å bare utebli.
- Før oversikt over hvem som ikke møter opp, og når. Et mønster (alltid mandag morgen, alltid etter en sen lørdag) sier deg mer enn en enkelt hendelse.
- Følg opp samme dag som noen uteblir, ikke en uke senere når sammenhengen er glemt.
Påminnelser løser glemsel. De hjelper ikke når noen aldri hadde tenkt å møte opp. Å skille mellom disse to årsakene er forskjellen mellom en justering av vaktplanleggingen og en personalsamtale.