Varsler og vaktene i din egen kalender: slik bruker du helloswap som ansatt

helloswap sender deg et varsel når en vakt blir publisert, når du får tilbud om et vaktbytte eller et bytte blir avgjort, når en kollega legger ut en vakt du kan ta på byttetavlen, når en søknad om fri blir avgjort, eller når vakten din nærmer seg. De fleste av disse varslene styrer du selv under «Mine varsler» på profilen din. Med Growth-abonnementet eller høyere kan du også abonnere på de publiserte vaktene dine i din egen kalenderapp. Her er hva du faktisk kan endre, og hva det lønner seg å gjøre med det.

Velg hva du vil få varsler om

Under «Mine varsler» på profilen din kan du slå hver varseltype av eller på hver for seg, bare for din egen konto. Du velger også separat om hvert varsel i tillegg skal komme på e-post og som push-varsel i mobilappen. Noen ting å være klar over:

• Bedriften din kan slå av et varsel for alle, og det overstyrer det du selv har valgt. Hvis du ikke får et varsel du venter på, kan det altså være slått av på bedriftsnivå og ikke i dine egne innstillinger.
• Alt du lar stå på, vises alltid under bjellen i helloswap. Dermed har du en løpende oversikt selv om du går glipp av push-varselet eller e-posten.
• To ting kan ikke slås av: et bytte noen har bedt nettopp deg om å svare på, og bekreftelser på dine egne forespørsler (fri, bytter du har foreslått og så videre). Det er med vilje. Disse krever enten et svar fra deg eller bekrefter noe du har gjort, så de er ikke valgfri støy.

Vaktpåminnelsen bør du stille inn bevisst i stedet for å la den stå på standard. Den kommer enten kvelden før vakten eller et fast antall timer før, avhengig av hva bedriften din har valgt. Trenger du en påminnelse samme dag heller enn kvelden før (eller omvendt), er det lurt å sjekke hva som gjelder for deg.

En praktisk vane: Hvis du ofte bytter vakter eller jevnlig tar ledige vakter, bør du ha både varselet om avgjort bytte og varselet om ledige vakter slått på, med push aktivert. Disse varslene haster. En ledig vakt på tavlen kan fort bli tatt av noen andre, og svaret på et bytte avgjør om du faktisk skal jobbe den dagen.

Banneret øverst på siden

Meldingen som av og til dukker opp øverst i helloswap, kommer ikke fra arbeidsgiveren din. Den kommer fra helloswap selv og handler om ting som produktinformasjon, planlagt vedlikehold eller et tilbud. Den kan også dukke opp som et varsel under bjellen. Lukker du den med krysset, forblir den lukket for deg. Den vises på engelsk, eller på dansk hvis det er språket du har valgt. Ved første øyekast er det lett å forveksle den med et jobbrelatert varsel. Se derfor hvem den kommer fra før du antar at den krever handling fra lederen din.

Se vaktene dine i din egen kalender

Hvis bedriften din har Growth-abonnementet eller høyere, kan du kopiere en kalenderlenke fra profilen din og abonnere på den i hvilken som helst kalenderapp, på mobilen eller PC-en. Når kalenderen er lagt til, oppdateres den automatisk når de publiserte vaktene dine endres. Du trenger altså ikke kopiere eller importere den på nytt.

Dette er mest nyttig hvis du allerede bruker en personlig kalender til alt annet. Da ligger vaktene side om side med private avtaler, barnepass eller en annen jobb, og du ser faktisk kollisjoner før de oppstår. Et par ting å passe på:

• Kalenderen viser bare publiserte vakter. En vaktplan som lederen din ennå ikke har publisert, dukker ikke opp.
• Siden den oppdateres automatisk, trenger du ikke abonnere på nytt hele tiden. Ser vaktene utdaterte ut, bør du sjekke at abonnementet fortsatt er aktivt i kalenderappen i stedet for å legge det til på nytt uten grunn.