Søke om fri i helloswap: Dette skjer med vaktene dine når søknaden er godkjent

Når du søker om fri i helloswap, er det en søknad, ikke en garanti. Inntil lederen eller administratoren din har godkjent den, står datoene bare som ventende. Når søknaden først er godkjent, er den derimot endelig for vaktplanleggingen: Lederen din kan ikke lenger sette deg på vakt den dagen. Det eneste unntaket er sykefravær på kort varsel i Danmark, som kan godkjennes automatisk. Her ser du hvordan de ulike tilfellene faktisk fungerer, og hvor folk ofte går i fella.

Søke om fri på forhånd

For alt du vet om i god tid, som ferie, en planlagt ulønnet fridag, foreldrepermisjon eller sykefravær mer enn en dag eller to fram i tid, går du til fraværssiden. Velg type (ferie, sykdom, ulønnet eller foreldrepermisjon), angi datoene og legg til en begrunnelse hvis du vil. Da sendes en ventende søknad til den som er leder for avdelingen din.

Noen praktiske råd:

• Send inn søknaden så tidlig du kan. Den sperrer ingenting i vaktplanen før den er godkjent, så en sen søknad som står som «ventende», hindrer ikke en leder i å sette deg på vakt i den perioden.
• helloswap holder ikke oversikt over hvor mye fri du har krav på eller har igjen. Systemet stopper deg ikke hvis du søker om mer enn du har rett til – den vurderingen ligger hos den som godkjenner, ikke hos systemet. Ikke ta det at det ikke finnes noen grense, som grønt lys; sjekk hva du har krav på før du søker.
• Hvis du ombestemmer deg, finnes det ingen avbryt-knapp på din side. Mens søknaden fortsatt venter, ber du den som godkjenner om å avslå den. Er den allerede godkjent, ber du dem trekke den tilbake i stedet. Uansett er det de som må gjøre det, ikke du – så ikke gå ut fra at en gammel søknad har forsvunnet av seg selv hvis planene endrer seg. Følg opp.

Melde seg syk for en vakt i dag eller i morgen

Hvis du er for syk til å ta en vakt som er i dag eller i morgen og ikke er ferdig ennå, skal du ikke bruke fraværssiden. Bruk i stedet «Jeg er syk» på selve vakten, enten fra Hjem-siden eller på vakten (dette fungerer også i Android-appen; ser du det ikke der, må du oppdatere appen). Når du bekrefter, skjer tre ting samtidig:

1. Lederen din får beskjed med en gang.
2. Dagen registreres som sykefravær.
3. Vakten legges ut på byttetavlen, slik at en ledig kollega kan ta den.

Vakten står fortsatt på deg til noen tar den og det er godkjent – den forsvinner ikke automatisk fra deg i det øyeblikket du trykker på knappen. Hvis ingen på teamet ditt er ledige, eller bedriften har slått av muligheten til å ta vakter fra tavlen, er det lederen din som avgjør hvordan vakten skal dekkes, ikke du.

Knappen vises bare for vakter som er i dag eller i morgen. For sykefravær lenger fram i tid bruker du fraværssiden, på samme måte som for andre typer fravær.

Hvorfor Danmark er annerledes

Er du i Danmark, blir søknader om kort sykefravær på fire dager eller mindre godkjent i det øyeblikket du sender dem – uten at en leder trenger å ta stilling. Det tilsvarer den lovfestede perioden der du kan melde deg syk selv før arbeidsgiver kan kreve legeerklæring. Skjemaet viser deg på forhånd om datoene dine kvalifiserer. Alt som varer lenger, og alle andre typer fravær alle andre steder, går fortsatt gjennom den vanlige godkjenningen hos lederen.

Hva «godkjent» faktisk betyr

Når en søknad er godkjent – automatisk eller av en leder – er dagen helt sperret. Det er ikke et mykt varsel som lederen kan klikke seg forbi når vaktplanen lages; tildelingen blir avvist. Det er greit å vite hvis du regner med at fri skal sikre at du ikke blir satt på vakt: Når søknaden er godkjent, står den.