Vaktbytte mellom ansatte: den raskeste måten å få bemanningsproblemene av bordet ditt

Alle ledere som setter opp vaktplaner, vet at den egentlige jobben ikke er å lage planen. Den egentlige jobben er å lappe den sammen igjen når noen ikke kan ta vakten sin. Med vaktbytte mellom ansatte flytter du denne jobben bort fra pulten din og over til dem som faktisk har fått noe i veien, og det er der den hører hjemme.

Dette skjer uten et system for vaktbytte

Se for deg det vanlige hendelsesforløpet. En ansatt oppdager tirsdag kveld at stengevakten på torsdag ikke går. Uten en fast rutine for vaktbytte skjer typisk dette:

• Den ansatte sender en melding direkte til deg, ofte utenom arbeidstid.
• Du blar gjennom vaktplanen og prøver å huske hvem som er ledig og har riktig kompetanse.
• Du sender melding til to eller tre kolleger og spør om noen kan ta vakten.
• Noen sier ja, og du endrer vaktplanen manuelt.
• Du håper at ingen har satt seg opp på to steder samtidig, eller glemmer hele vakten.

Det er fem steg, alle via deg, for én eneste vaktendring. Gang det med et team på femten personer og noen kollisjoner i uka, så har du en deltidsjobb bare på å håndtere unntak fra en vaktplan du allerede har satt opp én gang.

Derfor fungerer bytte mellom kollegene bedre

De ansatte det gjelder, vet nesten alltid før deg hvem som er ledig, hvem som kan dekke en bestemt rolle, og hvem som skylder hvem en tjeneste fra forrige måned. La dem finne løsningen selv og bare sende den til deg for et ja eller nei. Da kutter du ut det meste av frem og tilbake.

Noen ting får dette til å fungere godt i praksis:

1. Både navngitte og åpne tilbud trengs. Noen ganger vet den ansatte allerede hvem vedkommende vil bytte med. Andre ganger må vakten bare legges ut til hele teamet for å se hvem som napper. Et system som bare støtter den ene varianten, tvinger folk tilbake til tekstmeldinger.
2. Godkjenningen ligger hos lederen. At ansatte kan bytte vakter, betyr ikke at de skal sette opp vaktplanen selv. Du vil fortsatt ha ett godkjenningssteg, slik at du fanger opp problemer. Det kan være at noen tar en vakt som gir overtid, eller et bytte som gjør at ingen med riktig kompetanse står på vakten.
3. Historikken må være ryddig. Når en vakt skifter hender, må lønnen vise hvem som faktisk jobbet den, ikke hvem som opprinnelig sto oppført. En logg over hvem som ba om, tilbød og godkjente hvert bytte, sparer deg for diskusjoner senere.

Dette bør du følge med på

Vaktbytte sparer tid, men kan skape nye problemer hvis ingen følger med:

• Feil kompetanse. Et bytte som ser greit ut på overflaten, kan føre til at ingen på vakten kan stå i kassa, bruke en bestemt maskin eller ha ansvaret. Bytter bør begrenses til folk som er kvalifisert for rollen. Alternativt bør de i det minste flagges, slik at en leder ser på dem før godkjenning.
• Snikende overtid. En ansatt som tar ekstravakter for å hjelpe en kollega, kan i det stille havne på overtid. Det er enda en grunn til at godkjenningen ikke bør skje automatisk.
• Én person tar alle byttene. Hvis den samme pålitelige medarbeideren stadig sier ja, kan vedkommende bli overbelastet. Det er lurt å sjekke byttehistorikken av og til, ikke bare enkeltforespørslene.

Dette er egentlig samme tanke som ligger bak en oversikt over ledige vakter. Gi de ansatte en direkte måte å løse bemanningsproblemer på selv, og la lederens jobb være en rask godkjenning i stedet for en hel etterforskning. I helloswap havner forespørsler om vaktbytte, enten de er navngitte eller åpne, i én felles innboks for godkjenninger. Da tar du en beslutning i stedet for å sette i gang en leteaksjon. Vaktplanen havner fortsatt hos deg for en siste sjekk, men det er ikke lenger du som må finne en erstatter.