Derfor trenger skiftarbeidere vaktlisten på mobilen
De fleste skiftarbeidere sjekker ikke vaktlisten fra en kontorpult. Bygger vaktplanleggingen din på at de gjør det, vil du fortsatt slite med folk som ikke møter opp, vaktbytter som glipper og forvirring som mobilen kunne ha hindret.
Skiftarbeidere får vite om vaktene sine, vaktbytter og om de har fått fri, på mobilen. Ofte skjer det på bussen, mellom to oppgaver eller rett før vakta begynner. Hvis vaktlisten bare finnes som et utskrevet ark på veggen i pauserommet eller i et system på en PC som ingen får tilgang til ute på gulvet, legger du inn unødvendig friksjon i en jobb som allerede har svært lite slingringsmonn. Tilgang på mobilen er ikke en hyggelig ekstrafunksjon. Det er forskjellen på at informasjonen når folk mens den er nyttig, og at den når dem for sent.
Dette går galt uten
Tenk gjennom en vanlig uke for en ansatt i butikk eller på lager. De har ikke jobb-PC. Kanskje sjekker de ikke engang en privat e-postadresse hver dag. Det de har, er en mobil, og det er der all praktisk kontakt med vaktplanen må foregå.
Uten tilgang på mobilen går typisk dette galt:
- De ansatte ringer eller sender melding til lederen for å spørre «jobber jeg torsdag?» i stedet for å sjekke selv, og det spiser av lederens tid hele uka.
- En vakt blir lagt ut som ledig, men ingen ser den før dagen etter, så den blir stående ubesatt, selv om noen kunne ha tatt den på vei hjem fra jobb.
- En ansatt som er syk, rekker ikke å legge ut vakta si for bytte, fordi de venter til de kommer hjem til en PC.
- Endringer i vaktplanen som henges opp på veggen eller legges i en felles mappe, går helt forbi alle som ikke er fysisk på jobb den dagen, også den det gjelder mest.
Hver for seg er dette små irritasjonsmomenter, men til sammen fører de til hull i bemanningen, kaos i siste liten og ansatte som føler seg utenfor når det gjelder en jobb som direkte påvirker hva de tjener.
Dette bør du faktisk se etter
Hvis du vurderer hvordan teamet ditt får informasjon om vaktene, ikke nøy deg med «det finnes en app» som hele svaret. Sjekk disse punktene:
- Fungerer på alle mobiler, ikke bare ett operativsystem. Mange team i førstelinjen har en blanding av Android-telefoner og eldre eller rimelige modeller. Hvis halvparten av de ansatte ikke kan installere appen, har du ikke løst problemet. Du har løst det for noen.
- Ingen tungvint innlogging. En ansatt som sjekker vakta si klokka 7 før oppmøte 7.30, har ikke tid til å tilbakestille et glemt passord. Enkel innlogging der man forblir pålogget, betyr mer enn folk tror.
- Pushvarsler, ikke bare en innboks. Endringer i vaktplanen, godkjente vaktbytter og ledige vakter må nå fram uten at man må åpne appen og sjekke. Et varsel som forsvinner i stillhet uten vibrasjon eller merke på ikonet, blir oversett.
- Toveis, ikke bare lesetilgang. De ansatte bør kunne søke om fri, ta en ledig vakt eller legge ut sin egen vakt for bytte fra den samme mobilen. Ren lesetilgang, der alt likevel må innom lederens kontorpult, holder ikke.
Den andre siden av saken: lederen
Tilgang på mobilen gjelder begge veier. En leder som skal godkjenne et vaktbytte eller sjekke hvem som dekker opp for en som har meldt seg syk, bør heller ikke måtte sitte ved en pult. Hvis godkjenningene ligger i en innboks som bare kan åpnes på en PC, har du bare flyttet flaskehalsen i stedet for å fjerne den. Målet er at informasjonen om vaktene, altså hvem som jobber, hvem som har byttet og hvem som er borte, beveger seg like raskt som en mobil for alle involverte, ikke bare for dem som setter opp vaktlisten.
Poenget er enkelt: Skiftarbeid foregår borte fra kontorpulten, så verktøyene rundt det må også fungere borte fra kontorpulten. Alt som krever en PC for å brukes godt, vil i det stille bli brukt dårlig.