Sjekk lønnskostnadene før du publiserer vaktplanen, ikke etterpå

De fleste ledere oppdager at lønnskostnadene ble for høye først når lønnsrapporten kommer, en uke eller to etter at vaktplanen allerede er gjennomført. Da står man igjen med to valg: kutte timer neste uke eller svelge overskridelsen. Løsningen er enkel: Se på beregnede lønnskostnader per avdeling mens du fortsatt setter opp vaktplanen og før du publiserer den. Da kan du ennå flytte en vakt i stedet for å måtte beklage den i etterkant.

Hvorfor dette fanger opp det en ukerapport ikke gjør

En lønnsrapport forteller deg hva som skjedde. En kostnadssjekk per avdeling mens du lager vaktplanen, forteller deg hva som er i ferd med å skje, mens du fortsatt kan endre det. Forskjellen er viktig fordi problemer med lønnskostnader nesten alltid er lokale. Det gjelder én avdeling, én dag, noen ganger én vakt, og problemet drukner i totalsummen for hele bedriften til det er for sent å gjøre noe med det.

Typiske mønstre dette fanger opp:

• En avdeling har satt opp tre på stengevakt en kveld som erfaringsmessig er rolig, fordi den som satte opp den delen av planen, kopierte forrige ukes vakter uten å sjekke.
• Overtid hoper seg opp i det stille hos én eller to ansatte, fordi de har tatt ekstravakter i flere avdelinger uten at noen har sett det samlet.
• Sammensetningen av timelønninger i en avdeling har endret seg (flere erfarne, færre juniorer) uten at noen har lagt merke til hva det koster.
• En leder dekker et hull med overtid i stedet for å kalle inn noen til ordinær timelønn.

Ingen av disse slår ut som et varsel på én enkelt vakt. De viser seg som et tall som er høyere enn ventet når du summerer uka for en avdeling.

Slik gjør du det til en fast rutine

Du trenger ikke økonomibakgrunn for å gjøre dette godt. Du trenger en vane og et tall å sammenligne med.

1. Sett et ukentlig lønnsbudsjett per avdeling, ikke bare ett for hele bedriften. En kafé og kjøkkenet bak har ulik kostnadsstruktur, og ett samlet tall skjuler hvem av dem som faktisk ligger over.
2. Regn ut beregnet kostnad underveis, ikke etterpå. Setter du opp vaktplanen for hånd, fører du en løpende sum per avdeling mens du legger inn vaktene: timer ganger timelønn, avdeling for avdeling.
3. Sammenlign med budsjettet før du publiserer, ikke etter at uka har startet. Dette er steget de fleste hopper over, som regel fordi det betyr å gå tilbake og bygge om en vakt eller to. Det føles som ekstraarbeid der og da, men er langt mindre arbeid enn å forklare en overskridelse i etterkant.
4. Følg med på timelønnen, ikke bare timene. En avdeling kan treffe timemålet og likevel sprenge budsjettet hvis timene går til ansatte med høyere lønn. Sjekk begge deler.
5. Se på hvor avviket kommer fra, ikke bare på totalen. Hvis en avdeling ligger over, finner du ut hvilke dager eller vakter som driver kostnaden opp, i stedet for å kutte timer jevnt over hele uka. Som regel står én eller to vakter for mesteparten av overskridelsen.

Hva du gjør når en avdeling ligger over budsjett

Før du publiserer, har du reelle muligheter som forsvinner når uka har startet:

• Bytt ut en erfaren ansatt med en junior på en vakt en roligere dag, hvis kompetansen tillater det.
• Flytt en vakt fra en dag med overbemanning til en dag med ledige vakter et annet sted.
• Kort ned en vakt med en time i stedet for å stryke den helt.
• Sjekk om vakten faktisk trenger den bemanningen den er satt opp med. Noen ganger er budsjettproblemet egentlig et spørsmål om bemanningsbehov.

Bruker du et vaktplanverktøy, er dette verdt å etterspørre direkte: et kostnadsestimat per avdeling som oppdateres mens du setter opp uka, og som vises før du trykker på «Publiser». helloswap viser dette i vaktplanleggeren av nettopp denne grunnen: Å fange opp problemet før publisering er en annen og billigere sak enn å oppdage det etterpå. Men selv en enkel kolonne i et regneark som regner om mens du skriver, tar deg det meste av veien. Vanen betyr mer enn verktøyet.