Bemanningsbehov og kompetanse i helloswap: slik angir du hvor mange og hvem hver vakt trenger
Slik setter du bemanningsbehov per avdeling og ukedag i helloswap, krever en bestemt kompetanse på en vakt og leser Bemanning-raden som viser når du mangler folk, uten at noe blir blokkert.
Bemanningsbehovet er målet du setter for hver avdeling: hvor mange personer en bestemt vakt trenger på hver ukedag, og eventuelt at én av dem må ha en bestemt kompetanse. Det blokkerer ingenting i seg selv. Det er der for å vise deg, og varsle deg, når vaktplanen ikke stemmer med det du har bedt om.
Slik setter du målet
Du setter bemanningsbehov per avdeling med knappen «Bemanningsbehov» i vaktplanen, og funksjonen finnes i alle abonnementer, ikke bare de dyreste. For hver vakt og ukedag legger du inn hvor mange personer som trengs, og du kan eventuelt kreve at én av dem har en bestemt kompetanse, for eksempel minst én nøkkelansvarlig på stengevakten hver dag.
Hver avdeling har sine egne tall, og det får betydning så snart du har mer enn én avdeling: en kafédisk og et kjøkken kan trenge helt ulikt antall folk i samme tidsrom, og det er nettopp derfor du setter dem hver for seg.
Noen ting å ha i bakhodet når du setter tallene:
- Bare de som faktisk skal jobbe vakten, teller med. En ledig vakt teller som ingen ennå, og det gjør også en ansatt som har fått godkjent fri den dagen.
- Målet er en sammenligning, ikke en sperre. Du kan fortsatt publisere en vaktplan med for lav bemanning; helloswap markerer det bare i stedet for å stoppe deg.
- Hvis du bruker «Fyll ut uken automatisk» (Growth-abonnementet og høyere), og huker av for «Lagre disse tallene som bemanningsbehov» når du kjører den, blir tallene du nettopp la inn lagret som avdelingens bemanningsbehov, slik at de allerede er fylt ut neste gang. Fjern haken for en enkeltstående, uvanlig uke, så de vanlige tallene dine ikke blir overskrevet.
Slik leser du Bemanning-raden
Når bemanningsbehovet er satt, dukker det opp en Bemanning-rad under hver avdeling i vaktplanen. Den sammenligner antall planlagte med antall som trengs, for hver dag. Raden er fargekodet:
- Grønn: dagens behov er dekket.
- Gul: en vakt mangler folk, mangler noen med påkrevd kompetanse, eller begge deler.
- Grå: det er satt opp flere enn behovet tilsier.
Dette er den raskeste måten å skumme gjennom en uke og finne dagene som trenger oppmerksomhet, også i et utkast før du publiserer det. Det er særlig nyttig rett etter en stor endring i vaktplanen eller en import. Den samme mangelen vises også under Godkjenninger: hvis det å godkjenne et vaktbytte eller en søknad om fri ville gitt for lav bemanning på en vakt, får du advarselen der også, før du bekrefter.
Slik setter du opp kompetanse
Kompetansen hører til personen, ikke vaktmalen. Åpne profilen til en ansatt fra Personer eller personaloversikten, og legg til det vedkommende er godkjent for: nøkkelansvarlig, førstehjelp, bartender, eller hva som passer i din virksomhet. Skriver du inn en kompetanse som ikke finnes ennå, blir den opprettet med en gang, så du trenger ikke lage en kompetanseliste på forhånd.
En administrator i bedriften eller personens egen leder kan registrere kompetansen til en ansatt. Slik ligger dette hos dem som faktisk vet hvem som er kvalifisert for hva.
Når en kompetanse først finnes, kan du kreve den på en vakt direkte i vaktvinduet med «Krever kompetanse». Det har en reell konsekvens utover at Bemanning-raden blir gul: en vakt som er merket slik, kan bare tildeles, eller tas fra byttetavla av, noen som faktisk har kompetansen. Bruk det derfor bevisst og ikke overalt. Merk en vakt med krav om kompetanse bare når dekningen virkelig avhenger av det (en sertifisert førstehjelper på stedet, en nøkkelansvarlig som åpner eller stenger), ikke som en generell preferanse, siden det begrenser hvem som noen gang kan fylle eller ta den vakten.
En feil du bør unngå
Ikke stol på at bemanningsbehovet fanger opp alle hull automatisk. Det sammenligner bare med tallene du har lagt inn, så en avdeling uten bemanningsbehov vil aldri bli gul, selv om den er kraftig underbemannet. Sett tallene for alle avdelinger du faktisk vil ha varsler for, og gå gjennom dem igjen når det vanlige antallet ansatte i en avdeling endrer seg, siden ingenting minner deg på å oppdatere dem av seg selv.