Fyll uken automatisk i helloswap: hva funksjonen gjør, og hva den overlater til lederen

Fyll uken automatisk tar utgangspunkt i tallene du gir den – hvor mange du trenger på hver vakt, hver ukedag – og lager et utkast til vaktplanen der alles timer veies mot kontrakten deres. Den publiserer ingenting på egen hånd, og den tar ikke beslutninger om bemanning eller kompetanse for deg. Den fyller vaktene innenfor reglene du har satt, og gir deg et utkast du kan gå gjennom før teamet ser det.

Hva den faktisk gjør

Fyll uken automatisk står ved siden av avdelingens navn i Vaktplan og kan brukes så lenge avdelingens uke ikke er publisert. Den jobber med én avdeling om gangen. Du oppgir hvor mange du trenger per vakt per ukedag – eller bruker "Hver dag" for å sette alle sju dagene på én gang – fjerner haken ved dem som ikke skal være med den uken, og klikker på Fyll.

Deretter skjer dette:

• Vaktene fordeles tilfeldig, men rettferdig: alles timer veies mot kontrakten over de tre foregående ukene, så den som kommer fra en lang uke, får færre vakter, og den som kommer fra en kort uke, får flere.
• Ingen blir sittende med samme vakttid hver eneste dag.
• Hver vakt som opprettes, kontrolleres mot arbeidstidsreglene: hvile, lovens grenser for ukentlig arbeidstid, fridager, tilgjengelighet og godkjent fravær. De brytes aldri, uten unntak.
• Utkast til vakter som allerede ligger i uken, for eksempel en fast ukentlig vakt, blir stående og teller med i tallene du har oppgitt.
• Hvis en vakt faktisk ikke kan dekkes lovlig av noen, blir den en ledig vakt i stedet for å bli presset på noen.
• Alt den lager, er utkast. Ingenting er synlig for teamet eller endelig før du publiserer.

Hvis noen jobbet mer enn kontrakten sin forrige uke, gir funksjonen vedkommende færre vakter denne uken. Den korter ikke ned en vakt for å få timene til å gå opp – en vakt er alltid nøyaktig like lang som vaktmalen sin under Innstillinger. Godkjent fravær regnes også med, så en uke med ferie ikke i det stille blir en uke der personen "skylder" timer.

Hva den overlater til deg

Fordelingen av timer er en prioritering, ikke et løfte. Hvis en uke faktisk ikke kan bemannes på noen annen måte, gir funksjonen noen flere timer eller lar noen gå over målet sitt – men først når den har prøvd alle som fortsatt ligger under sitt. Oppgaven din når du har klikket på Fyll, er derfor å gå gjennom utkastet og spørre deg selv: gir resultatet mening for akkurat denne uken? Noen ting er verdt å sjekke hver gang:

• Ledige vakter den har opprettet. Det er vaktene ingen lovlig kunne ta. De krever en menneskelig beslutning: tilby dem bredere, juster bemanningsbehovet eller godta hullet.
• Personer som har havnet over kontrakten sin. Det skjer av en grunn (en skjev uke, en helg som faller midt i uken), men det er verdt å vite hvem og hvorfor før du publiserer.
• Kompetansekrav. Hvis en vakt krever en kompetanse – nøkkelansvarlig, førstehjelp – følger funksjonen det, men det er ditt ansvar at de riktige personene har kompetansen registrert på profilen sin.
• Selve bemanningstallene. Funksjonen fyller etter tallene du gir den for uken. Den sier ikke fra om tallene er feil for etterspørselen. Den vurderingen er din.

Når du bør bruke den, og når du bør la være

Fyll uken automatisk passer best til en vanlig uke som gjentar seg, der bemanningsbehovet er stabilt – den typen uke der du ellers av vane ville dratt de samme navnene inn på de samme vaktene. For en uvanlig uke – julerush, et enkeltstående arrangement, en avdeling som med vilje går med færre folk – er det bedre å legge planen for hånd eller justere tallene før du fyller, for funksjonen gjør nøyaktig det du ber om, ikke det uken faktisk trenger. Og uansett hvordan du legger planen: bruk utkastet som en reell gjennomgang. Ingenting går ut før du publiserer, så det er siste sjanse til å fange en ledig vakt eller en skjev fordeling før teamet ser den.