Teamet har vokst fra regnearket. Dette bør du automatisere først
Når den manuelle vaktplanleggingen begynner å svikte, bør du ikke automatisere alt på én gang. Løs flaskehalsen med godkjenninger først, deretter fri og så gjentakende uker, i den rekkefølgen.
Et sted mellom 15 og 25 ansatte slutter manuell vaktplanlegging å være et ork og begynner å bli en risiko. Regnearket eller vaktlisten på papir som fungerte fint med 8 ansatte, gir nå versjonskonflikter og søknader om fri som blir oversett. I tillegg bruker lederen en time hver dag bare på å svare på meldinger av typen «jobber jeg på lørdag?». Det er fristende å automatisere alt på én gang. Ikke gjør det. Ta først tak i det som faktisk koster deg flest timer, og jobb deg deretter nedover lista.
Tegn på at du har vokst fra manuell vaktplanlegging
Du trenger ingen bestemt grense for antall ansatte for å vite at det er på tide. Se heller etter dette:
- Du får de samme spørsmålene om vaktplanen (hvem som jobber, om noen kan bytte vakt, om de har fått innvilget fri) mer enn fem ganger i uka, på melding eller ansikt til ansikt
- Det har eksistert to versjoner av vaktplanen samtidig, og noen har jobbet feil vakt på grunn av det
- Du har satt opp noen på vakt selv om de har fått godkjent fri
- Det tar mer enn 30 minutter å lage neste ukes vaktplan, fordi du kopierer forrige uke og justerer for hånd
- Et vaktbytte krevde mer enn én samtale før det var på plass, fordi ingen husket å si fra til lederen
Hvis to eller flere av disse skjer hver uke, blir ikke det manuelle systemet bedre av seg selv. Det blir verre etter hvert som dere blir flere, fordi koordineringsarbeidet vokser raskere enn teamet.
Automatiser i denne rekkefølgen
Ikke alt fortjener å bli automatisert fra første dag. Prioriter etter hvor mye av lederens tid det tar i dag, ikke etter hvor moderne det høres ut.
Godkjenninger og forespørsler. Hvis du godkjenner fri og vaktbytter via tekstmeldinger eller et muntlig «ja, det går fint», er det dette som koster deg mest, og det er også enklest å fikse. Én samlet innboks der forespørslene havner, blir godkjent eller avslått og automatisk oppdaterer vaktplanen, fjerner den aller største kilden til dobbeltbooking.
Sperring ved godkjent fri. Når fri er godkjent, skal det være umulig å sette personen opp på en vakt ved en feiltakelse. Dette er den ene manuelle feilen som gjør mest skade i praksis: Noen møter opp midt i ferien, eller møter ikke opp, og du oppdager det for sent. Dette bør skje automatisk, ikke stå på en gul lapp på skjermen.
Oppsett av gjentakende uker. De fleste virksomheter som går i vakter, kjører det samme grunnmønsteret de fleste uker, med små unntak. Hvis du lager vaktplanen fra bunnen av hver uke, gjør du 80 % identisk arbeid om igjen. Lag en mal én gang, gjenta den fremover, og endre bare unntakene.
Dekning av ledige vakter. Når de tre punktene over sitter, kan du automatisere hvordan ubesatte vakter blir fylt: Legg dem ut på en oversikt der de ansatte kan ta dem fra mobilen, i stedet for at du ringer deg nedover en liste.
Dette bør du vente med å automatisere
Vent med rapportering på tvers av avdelinger, detaljerte revisjonslogger og avanserte prognoser for overtid til det grunnleggende sitter. Dette er viktig, men det løser problemer du ennå ikke har i liten skala. Tar du det inn for tidlig, får du mer kompleksitet før du har fått gevinsten av å rydde opp i godkjenninger og fri. Automatisering som ingen trenger ennå, blir bare en innstilling noen må lære seg og deretter ignorere.
Mønsteret gjelder uansett hvilket verktøy du bruker: Løs først det som tar flest av lederens timer, sikre deretter det som fører til de dyreste feilene, og gå først etter det videre til funksjoner som gjør hverdagen enklere. helloswaps innboks for godkjenninger og verktøy for gjentakende uker ble bygget rundt nettopp denne rekkefølgen, av akkurat denne grunnen: De fleste team må stoppe blødningen før de trenger finpussen.