Rapporter og revisjonslogg i helloswap: dette kan du sjekke i etterkant

Når noe ser feil ut på lønningsdagen, eller en leder sverger på at hen aldri godkjente et vaktbytte, må du kunne se tilbake og få et klart svar. I helloswap gjør du det to steder: i Rapporter, som viser hva en uke kostet i lønn og hvem som jobbet hvor mye, og i revisjonsloggen, som viser hvem som gjorde hva, når og hvorfra. Begge er tilgjengelige fra Growth-abonnementet og oppover, og begge er laget for at administratorer skal kunne kontrollere ting i etterkant, ikke for å styre vaktplanen der og da.

Hva Rapporter faktisk viser

Rapporter viser én uke om gangen. For den uka får du hver persons timer på publiserte vakter, timelønnen og hva det koster. Kostnaden er planlagte timer ganger timelønn, pluss eventuelle lønnstillegg når bedriften har satt opp dette. Timelønnen legger du inn enten direkte i Sats-kolonnen eller på personens profil under Personer, så det lønner seg å sjekke at satsene er oppdaterte før du stoler på en rapport.

Noen ting du bør følge med på:

• Alle som jobber mer enn de avtalte timene sine, blir markert. Det er den raskeste måten å fange opp en feil i vaktplanen før den blir en lønnstvist.
• Hvis tidsregistrering er slått på, vises en Faktisk-kolonne med registrerte timer ved siden av de planlagte. Den er bare til sammenligning og endrer ikke kostnadstallet, som fortsatt bygger på den publiserte vaktplanen.
• Lønnstillegg (kveld, helg, helligdager) får sin egen kolonne når de er satt opp, og de regnes med i de totale lønnskostnadene.

I praksis er det enkelt: kjør Rapporter før du ferdigstiller lønnskjøringen, ikke etter at noen har klaget. Særlig markeringen av timer utover avtalen er noe som er billig å sjekke hver uke og dyrt å oppdage hvert kvartal.

Litt om tillegg og historikk

Lønnstillegg beregnes alltid ut fra vakttidene i den publiserte vaktplanen, og den ubetalte pausen trekkes ikke fra. Det har betydning når du skal avstemme en rapport mot det du husker at du planla. Tallene styres av det som faktisk ble publisert, ikke av en løs plan i hodet til noen.

Det er også verdt å vite at endrer du timene i et vaktmønster, skrives ikke historikken om: de nye timene gjelder fra i dag og framover, og vakter som er jobbet før i dag, beholder timene de faktisk ble jobbet med. Arbeidstidsreglene sjekkes ikke på nytt for kommende vakter i det vaktmønsteret, så det er lurt å gå gjennom dem. Det er nettopp derfor Rapporter og lønnseksporten forblir korrekte også etter at du har lagt om et vaktmønster: fortiden blir ikke stille og rolig skrevet om.

Hva revisjonsloggen er til

Revisjonsloggen er en annen type oversikt. Den ligger som en fane under Sikkerhet og revisjonslogg i profilmenyen, og den registrerer hvem som gjorde hva, når og hvorfra. Det gjelder innlogginger, endringer i personer, vakter, vaktbytter, fravær og fri, sikkerhetsinnstillinger, utviklerendringer og innlogging som en annen bruker. Oppføringene kan ikke endres eller slettes, og det er hele poenget: loggen skal være en pålitelig oversikt du kan gi til en eier eller en revisor uten å bekymre deg for at den er redigert i etterkant.

Bruk revisjonsloggen når:

• Du må bekrefte hvem som godkjente et vaktbytte eller en søknad om fri, og når.
• Det er uenighet om hvem som redigerte en vakt eller endret opplysninger om en person.
• Du går gjennom sikkerheten på kontoen, for eksempel uventede innlogginger eller tilfeller av innlogging som en annen bruker.

Én mangel bør du ha i bakhodet: endringer i bedriftsnavn, tidssone, avdelinger, vaktmønstre og varslingsinnstillinger registreres ikke i revisjonsloggen. Trenger du en oversikt over akkurat disse endringene, må du holde styr på dem på en annen måte. Der hjelper ikke revisjonsloggen deg.

Sammen svarer Rapporter og revisjonsloggen på to ulike spørsmål i etterkant: hva kostet det, og hvem rørte hva. Å sjekke begge jevnlig, og ikke bare når noe går galt, er den billigste vanen.