Vaktplan for studenter og deltidsansatte når tilgjengeligheten endres hvert semester

Hvis en god del av de ansatte er studenter eller deltidsansatte som sjonglerer studier, en annen jobb eller familieforpliktelser som stadig endrer seg, er ikke tilgjengeligheten deres noe du registrerer én gang og så er ferdig med. Den kommer tilbake med jevne mellomrom, og bør behandles deretter. Det er de bedriftene som samlet inn tilgjengeligheten én gang, la den i en skuff og så ble overrasket hver september, januar og juni når halve staben plutselig ikke kan jobbe tirsdager lenger, som sliter med vaktplanen.

Hvorfor dette får de fleste vaktplaner til å sprekke

De fleste rutiner for vaktplanlegging tar for gitt at tilgjengelighet er en fast egenskap ved en person, noe som settes én gang ved ansettelse og sjelden røres igjen. Det fungerer fint for heltidsansatte som ikke endrer seg stort fra semester til semester. Med studenter faller det sammen, fordi:

• Timeplanen er som regel først klar en uke eller to før semesterstart, ikke flere måneder i forveien.
• Tilgjengeligheten kan endre seg fullstendig. En som jobbet formiddager på hverdager, kan neste semester bare kunne jobbe kvelder på hverdager.
• Folk glemmer å si fra. De regner med at du «finner ut av det», eller de nevner det i forbifarten, og så havner det aldri i selve vaktplanen.
• Eksamensperioder og første og siste uke i semesteret krever ofte egen, midlertidig tilgjengelighet i tillegg til det vanlige mønsteret.

Hvis systemet ditt behandler tilgjengelighet som noe permanent, ender du opp med å lage vaktplaner ut fra informasjon som allerede er feil, og så må du slukke branner med vaktbytter og avbud som egentlig var forutsigbare.

Et system som nullstilles etter plan, ikke ved et uhell

I stedet for å vente til tilgjengeligheten er utdatert og så måtte løpe rundt for å tette hull, bør du legge oppdateringen inn i kalenderen på samme måte som lønnskjøring eller varetelling.

1. Velg faste datoer for ny innsamling. To til tre uker før hvert semester starter, ber du alle studenter og deltidsansatte om å bekrefte eller oppdatere tilgjengeligheten sin. Ikke vent på at de skal komme til deg.
2. Sett en absolutt frist med en konsekvens. Hvis tilgjengeligheten ikke er levert innen en bestemt dato, gjelder forrige semesters tider, eller så får vedkommende ingen nye vakter før den er levert. Det er uklarheten som skaper kaoset.
3. Skill mellom «fast tilgjengelighet» og «unntak». Et mønster som gjelder hele semesteret, er én ting. En enkelt uke fri på grunn av eksamen eller noe i familien er noe annet. Blander du dem, blir begge vanskeligere å holde oversikt over og lettere å miste.
4. Lag neste vaktplan først når tilgjengeligheten er låst. Legger du ut vakter før tilgjengeligheten er bekreftet, får du garantert dobbeltarbeid. Da sitter du og sender ut forespørsler om vaktbytte for feil du har gjort selv.
5. Ta vare på en kort historikk. Når du vet hvordan mønsteret var forrige semester, er det raskere å se at «noe ikke stemmer» når en ny innlevering ikke ligner i det hele tatt. Det er også en god anledning til en rask prat i stedet for å godta den uten videre.

Gjør selve innsamlingen enkel

Metoden betyr mindre enn at du er konsekvent, men noen grep gjør det mindre slitsomt:

• Bruk et kort, strukturert skjema i stedet for en melding i en gruppechat. Tilgjengelighet skrevet som fritekst i en tråd blir borte og er vanskelig å finne igjen senere.
• Be om tilgjengelighet per dag og tidsrom, ikke vage svar som «formiddager pleier å gå fint».
• Hvis noen har en genuint uregelmessig hverdag (skiftende forelesningstider, en uforutsigbar ekstrajobb), be dem oppdatere annenhver uke i stedet for å presse dem til å binde seg for et helt semester, noe som uansett ikke kommer til å holde.
• Lagre det et sted der alle ledere som lager vaktplanen, kan se det, ikke i innboksen eller hodet til én person.

Det er også her det hjelper å ha tilgjengeligheten på samme sted som selve vaktplanen. I helloswap kan de ansatte oppdatere sin egen tilgjengelighet, og lederne planlegger direkte ut fra den, så du slipper å sammenligne et regneark med en tråd med tekstmeldinger. Men det som faktisk hindrer kaoset ved semesterstart, er den grunnleggende disiplinen: å nullstille etter en fast plan, låse tilgjengeligheten før du setter opp vaktene og skille unntakene fra det faste mønsteret, uansett hvilket verktøy du bruker for å holde oversikten.