Låt personalen byta pass själva – snabbaste sättet att slippa bemanningsproblemen

Alla chefer som lägger schema vet att det verkliga jobbet inte är att lägga schemat – det är att laga det när någon inte kan ta sitt pass. Passbyten mellan anställda flyttar det jobbet från ditt skrivbord till dem som faktiskt har krocken, och det är där det hör hemma.

Så går det till utan ett system för passbyten

Tänk dig det vanliga förloppet. En medarbetare inser en tisdagskväll att hen inte kan jobba torsdagens stängningspass. Utan en rutin för passbyten brukar det se ut så här:

• Medarbetaren sms:ar dig direkt, ofta utanför arbetstid.
• Du scrollar igenom schemat och försöker komma ihåg vem som är ledig och har rätt kompetens.
• Du sms:ar två eller tre kollegor och frågar om de kan ta passet.
• Någon säger ja, och du ändrar schemat för hand.
• Du hoppas att ingen dubbelbokar sig eller glömmer bort det.

Det är fem steg, som alla går via dig, för ett enda ändrat pass. Gånger det med en personalgrupp på femton personer och några krockar i veckan, så har du ett deltidsjobb bara i att hantera undantag från ett schema som du redan har lagt en gång.

Därför fungerar det bättre när de anställda byter med varandra

De berörda medarbetarna vet nästan alltid före dig vem som är ledig, vem som kan täcka en viss roll och vem som är skyldig vem en tjänst sedan förra månaden. Om du låter dem hitta en lösning själva – och sedan bara skicka den till dig för ett ja eller nej – försvinner det mesta av allt fram och tillbaka.

Några saker gör att det fungerar bra i praktiken:

1. Både riktade och öppna erbjudanden behövs. Ibland vet medarbetaren redan vem hen vill byta med. Andra gånger behöver hen bara lägga ut passet till hela gruppen och se vem som nappar. Ett system som bara klarar det ena tvingar folk tillbaka till sms:andet.
2. Godkännandet ligger kvar hos chefen. Att låta de anställda byta pass betyder inte att de får lägga sitt eget schema. Du vill fortfarande ha ett enda godkännandesteg så att du kan upptäcka problem – någon som tar ett pass som leder till övertid, eller ett byte som lämnar ett pass utan någon med rätt kompetens.
3. Underlaget måste vara korrekt. När ett pass byter ägare måste lönen spegla vem som faktiskt jobbade, inte vem som stod på schemat från början. En logg över vem som begärde, erbjöd och godkände varje byte besparar er diskussioner längre fram.

Det här ska du hålla koll på

Passbyten sparar tid, men de kan skapa nya problem om ingen håller ögonen på dem:

• Fel kompetens. Ett byte som ser bra ut på ytan kan lämna ett pass utan någon som kan sköta kassan, köra en viss maskin eller arbetsleda. Byten bör begränsas till personer som är behöriga för rollen, eller åtminstone flaggas så att en chef tittar på dem innan de godkänns.
• Smygande övertid. En medarbetare som tar extra pass för att hjälpa en kollega kan i det tysta hamna på övertid. Det är ytterligare ett skäl till att godkännandet inte ska ske automatiskt.
• En person som tar alla byten. Om samma pålitliga medarbetare hela tiden säger ja kan hen till slut bli överbelastad. Det är värt att då och då titta på historiken över byten, inte bara på enskilda förfrågningar.

Egentligen är det samma tanke som bakom en tavla med lediga pass: ge de anställda ett direkt sätt att lösa bemanningsproblemen själva, och låt chefens jobb vara ett snabbt godkännande i stället för en hel utredning. I helloswap hamnar förfrågningar om passbyten – riktade eller öppna – i en och samma inkorg för godkännanden, så att du fattar ett beslut i stället för att skicka ut ett sökpådrag. Schemat hamnar fortfarande hos dig för en sista kontroll, men det är inte längre du som letar fram ersättaren.