Henkilöstötarve ja osaamiset helloswapissa: montako ja keitä työvuoroon tarvitaan
Näin asetat helloswapissa osastokohtaisen henkilöstötarpeen viikonpäivittäin, vaadit työvuoroon tietyn osaamisen ja luet Miehitys-riviä, joka näyttää, kun väkeä on liian vähän, ilman että mitään estetään.
Henkilöstötarve on tavoite, jonka asetat kullekin osastolle: kuinka monta ihmistä tiettyyn työvuoroon tarvitaan kunakin viikonpäivänä ja halutessasi, että yhdellä heistä on oltava tietty osaaminen. Henkilöstötarve ei itsessään estä mitään. Sen tehtävä on näyttää ja varoittaa, kun työvuorolista ei vastaa sitä, mitä olet määrittänyt.
Tavoitteen asettaminen
Henkilöstötarve asetetaan osastokohtaisesti työvuorolistan "Henkilöstötarve"-painikkeesta, ja toiminto on käytettävissä kaikissa paketeissa, ei vain kalliimmissa. Syötä jokaiselle vuorolle ja viikonpäivälle, montako ihmistä tarvitaan. Voit myös vaatia, että yhdellä heistä on tietty osaaminen, esimerkiksi että iltavuorossa on joka päivä vähintään yksi avaimenhaltija.
Jokaisella osastolla on omat lukunsa, millä on merkitystä heti, kun osastoja on useampi kuin yksi: kahvilan tiskillä ja keittiöllä voi olla samana aikana aivan eri henkilöstötarve, ja juuri siksi ne asetetaan erikseen.
Muutama asia kannattaa pitää mielessä:
- Lukuun lasketaan vain ne, jotka ovat oikeasti vuorossa. Avoin vuoro ei vielä lasketaan kenellekään, eikä myöskään henkilö, jolle on hyväksytty vapaa kyseiselle päivälle.
- Tavoite on vertailukohta, ei este. Voit julkaista työvuorolistan, vaikka väkeä on liian vähän. helloswap vain merkitsee asian eikä estä julkaisua.
- Jos käytät Täytä viikko automaattisesti -toimintoa (Growth-paketista ylöspäin), valinta "Tallenna nämä luvut henkilöstötarpeeksi" tallentaa juuri syöttämäsi luvut osaston henkilöstötarpeeksi, jolloin ne ovat valmiina seuraavalla kerralla. Poista valinta, jos kyse on kertaluonteisesta, poikkeuksellisesta viikosta, jotta tavalliset lukusi eivät korvaudu.
Miehitys-rivin lukeminen
Kun henkilöstötarve on asetettu, työvuorolistalle ilmestyy jokaisen osaston alle Miehitys-rivi, joka vertaa jokaisen päivän osalta vuoroon merkittyjen määrää tarvittavaan määrään. Rivi on värikoodattu:
- Vihreä: päivän tarve täyttyy.
- Keltainen: vuorosta puuttuu väkeä, siitä puuttuu henkilö, jolla on vaadittu osaaminen, tai molemmat.
- Harmaa: vuoroon on merkitty enemmän ihmisiä kuin tarve edellyttää.
Näin näet nopeimmin koko viikon kerralla ja huomaat päivät, jotka vaativat huomiota, myös luonnoksessa ennen julkaisua. Tämä on erityisen hyödyllistä heti isojen muutosten tai tuonnin jälkeen. Sama vajaus näkyy myös Hyväksynnät-näkymässä: jos vuoronvaihdon tai vapaapyynnön hyväksyminen jättäisi vuoron vajaaksi, näet varoituksen myös siellä ennen kuin vahvistat sen.
Osaamisten määrittäminen
Osaamiset liitetään henkilöön, eivät vuoropohjaan. Avaa henkilön profiili Henkilöt-näkymästä tai tiimin jäsenluettelosta ja lisää osaamiset, joihin hänellä on pätevyys: avaimenhaltija, ensiapu, baarimikko tai mitä teidän toiminnassanne tarvitaan. Kun kirjoitat osaamisen, jota ei vielä ole olemassa, se luodaan saman tien, joten osaamisluetteloa ei tarvitse laatia etukäteen.
Henkilön osaamiset voi asettaa yrityksen pääkäyttäjä tai henkilön oma esihenkilö. Näin asia pysyy niiden käsissä, jotka oikeasti tietävät, kuka on pätevä mihinkin.
Kun osaaminen on luotu, voit vaatia sitä vuorolta suoraan vuoron ikkunassa valinnalla "Vaatii osaamisen". Sillä on todellinen vaikutus muutenkin kuin Miehitys-rivin muuttumisena keltaiseksi: näin merkitty vuoro voidaan antaa vain henkilölle, jolla osaaminen oikeasti on, eikä kukaan muu voi ottaa sitä vaihtotaululta. Toimintoa kannattaa siksi käyttää harkiten eikä joka paikassa. Merkitse vuoro osaamista vaativaksi vain, kun vuoron hoitaminen todella riippuu siitä (paikalla on oltava ensiapukoulutettu tai joku avaimenhaltija avaamaan tai sulkemaan), älä yleisenä toiveena, koska se rajaa sitä, kuka vuoron voi koskaan täyttää tai ottaa.
Vältä tämä virhe
Älä luota siihen, että henkilöstötarve nappaa jokaisen aukon automaattisesti. Se vertaa vain syöttämiisi lukuihin, joten osasto, jolle henkilöstötarvetta ei ole asetettu, ei näy keltaisena lainkaan, vaikka väkeä olisi pahasti liian vähän. Aseta luvut jokaiselle osastolle, josta haluat saada varoituksen, ja päivitä ne, kun osaston tavanomainen vahvuus muuttuu, sillä mikään ei muistuta sinua päivittämään niitä.