Varalista helloswapissa: lisävuoroja ilman jatkuvaa työvuorolistan vahtimista
Opas helloswapin varalistaan: näin lisävuoroja haluavat työntekijät saavat automaattisesti ilmoituksen avoimista vuoroista ja tämä esihenkilöiden kannattaa tietää ennen toiminnon käyttöönottoa.
helloswapin varalistan avulla lisävuoroja haluavat työntekijät saavat automaattisesti tiedon avoimista vuoroista. Heidän ei tarvitse päivittää vaihtotaulua ja toivoa, että jotain vapautuu. Jos yrityksesi on ottanut toiminnon käyttöön, liityt listalle vaihtotaulun yläreunan kytkimellä. Siitä lähtien saat viestin aina, kun julkaistaan avoin vuoro, jonka voisit oikeasti ottaa.
Kuka saa ilmoituksen ja mistä
Varalistalla oleminen ei tarkoita, että kuulet jokaisesta yrityksen avoimesta vuorosta. Ilmoitukset rajataan vuoroihin, jotka ovat sinulle realistisia:
- Vuoron on oltava omalla osastollasi.
- Sen on osuttava päivälle, jona et ole jo töissä.
- Sen on osuttava päivälle, jona sinulla ei ole hyväksyttyä vapaata.
Kun julkaistaan vuoro, joka täyttää kaikki kolme ehtoa, saat viestin. Vuoro on sinun heti, kun otat sen vaihtotaululta. Esihenkilön hyväksyntää ei tarvitse odottaa, koska avoin vuoro (vuoro, jolle ei ole koskaan nimetty ketään) on jo valmiiksi kenen tahansa ehdot täyttävän otettavissa.
Jos yrityksessäsi on otettu käyttöön myös etuoikeus, juuri avoimeksi tullut vuoro näkyy ensimmäisten 24 tunnin ajan vain varalistalla oleville. Sen jälkeen se avautuu kaikille muillekin vaihtotaululla. Käytännössä varalista ja etuoikeus yhdessä antavat sinulle etumatkaa mutta eivät yksinoikeutta. Jos et tartu vuoroon ensimmäisen vuorokauden aikana, et voi enää ottaa sitä ennen muita.
Milloin tätä kannattaa käyttää
Työntekijälle varalistasta on eniten hyötyä, jos todella haluat lisää vuoroja etkä halua luottaa siihen, että muistat tarkistaa taulun. Jos olet tyytyväinen nykyisiin tunteihisi, siitä ei ole sinulle hyötyä. Saat vain viestejä vuoroista, joita et halua, ja juuri niin käy, että ihmiset alkavat ohittaa kaikki ilmoitukset, myös ne tärkeät.
Esihenkilölle varalista on hyödyllinen, kun joukossa on ihmisiä, jotka ovat kertoneet haluavansa lisää tunteja, mutta vuorovajeita syntyy usein yllättäviin aikoihin, etkä halua itse sovitella ihmisiä vuoroihin käsin. Varalista toimii avoimien vuorojen taulun rinnalla eikä korvaa sitä. Se vain lisää päälle push-ilmoituksen niille, jotka ovat pyytäneet päästä jonon kärkeen.
Vältä tämä virhe
Varalista näyttää aina vain oman osaston vuoroja. Jos joku haluaa lisää tunteja mutta hänen osastollaan on harvoin avoimia vuoroja, varalistalle liittyminen ei ratkaise asiaa. Hän vain odottaa ilmoituksia, joita ei koskaan tule. Kannattaa selvittää, missä vajeet oikeasti ovat, ennen kuin pitää varalistaa vastauksena toiveeseen ”haluan lisää tunteja”. Varalista myös tavoittaa vain vuorot, jotka kulkevat avoimien vuorojen kautta. Se ei kata vuoroja, joita työkaveri tarjoaa suoraan tietylle henkilölle, sillä niissä on oma menettelynsä: toinen pyytää ja toinen hyväksyy.
Koska listalta voi poistua milloin tahansa, kokeilemisesta on tuskin haittaa. Jos joku haluaa lisää tunteja tänä lukukautena mutta ei seuraavana, hän voi kytkeä varalistan pois päältä, eikä se vaikuta mihinkään muuhun hänen työvuoroissaan. Tärkeintä on, että asetus vastaa todellista halua: varalista toimii hyvin niille, jotka aktiivisesti hakevat lisätunteja, mutta huonosti kaikkien oletusasetuksena.