Ilmoittamattomat poissaolot kuriin: näin työvuoromuistutukset oikeasti toimivat

Useimmat ilmoittamattomat poissaolot eivät johdu huonoista työntekijöistä. Ne johtuvat muistutusjärjestelmistä, jotka olettavat ihmisten katsovan paperista työvuorolistaa tai ryhmächattia päiviä etukäteen. Niin ei käy. Jos haluat vähemmän ilmoittamattomia poissaoloja, korjaa muistutusten ajoitus, kanava ja sisältö ennen kuin alat syyttää niitä, joille muistutukset lähtevät.

Miksi muistutukset ylipäätään pettävät

Kerran viikossa julkaistu työvuorolista ei kestä arjen todellisuutta. Ihmiset unohtavat, vaihtavat vuoroja keskenään sopimalla, menettävät käsityksen siitä, mikä viikko on menossa, tai eivät yksinkertaisesti koskaan nähneet muutosta, koska se meni ryhmächattiin, jossa oli 40 lukematonta viestiä. Muutamia tyypillisiä kompastuskiviä:

• Muistutus tulee liian aikaisin (kolme päivää etukäteen), jolloin se painuu mielessä taka-alalle ja unohtuu.
• Se tulee kanavaan, jota työntekijä ei oikeasti seuraa: ilmoitustaululle, sähköpostina, jota kukaan ei avaa, tai viestisovellukseen, jota käytetään kaikkeen muuhunkin.
• Siinä näkyy väärä vuoro, koska joku vaihtoi vuoroa eikä muutos koskaan päätynyt muistutusjärjestelmään.
• Se on joka kerta samanlainen, joten sitä lakataan lukemasta tarkasti.

Jos jokin näistä pätee teillä, kyse ei ole kuriongelmasta vaan näkyvyysongelmasta.

Muistutusaikataulu, joka oikeasti vähentää poissaoloja

Ajattele muistutuksia sarjana, älä yksittäisenä tapahtumana. Yksi ilmoitus viikkoa etukäteen on suunnittelutietoa, ei muistutus. Käytökseen vaikuttavat muistutukset tulevat lähempänä vuoron alkua:

1. Viikkoa ennen: vahvistaa, että vuoro on olemassa, ja antaa mahdollisuuden ilmoittaa esteestä ajoissa, kun asia ehditään vielä korjata.
2. Vuorokautta ennen: varsinainen muistutus. Useimmat suunnittelevat seuraavan päivänsä edellisenä iltana, ja juuri silloin muistutus osuu kohdalleen.
3. 2–3 tuntia ennen: lyhyt herättely, josta on hyötyä etenkin aikaisissa aamuvuoroissa ja jaetuissa vuoroissa sekä niille, joilla on taipumus nukkua pommiin.

Jokaisessa muistutuksessa pitää olla päivämäärä, alkamisaika ja paikka tai osasto, eikä mitään muuta, mikä hautaa olennaiset tiedot alleen. Jos itse alkamisaika löytyy vasta selaamalla tai napauttamalla eteenpäin, puolet hyödystä on menetetty.

Valitse kanava sen mukaan, miten ihmiset oikeasti viestivät

Tekstiviestit ja push-ilmoitukset luetaan minuuteissa. Sähköposti luetaan päivien päästä, jos silloinkaan. Paperinen työvuorolista luetaan kerran viikon alussa eikä sen jälkeen koskaan. Jos tiimisi on jatkuvasti puhelimella, kuten useimmat vuorotyöntekijät ovat, vuorosuunnittelusovellukseen kytketyt push-ilmoitukset toimivat paremmin kuin mikään muu, koska muistutus on sidottu itse vuoroon eikä sen kopioon, joka voi vanhentua.

Tällä on enemmän merkitystä kuin miltä kuulostaa: muistutuksesta on hyötyä vain, jos se vastaa vuoron nykytilannetta. Jos joku ottaa tiistaina avoimen vuoron tai vaihtaa vuoroa työkaverin kanssa, maanantain työvuorolistasta luotu muistutus on suorastaan väärä. Tämä on yksi syy siihen, että helloswapin kaltaiset työkalut kytkevät muistutukset suoraan ajantasaiseen työvuorolistaan ja jokaisen omaan kalenteriin: kun vuoronvaihto hyväksytään, muistutus päivittyy samalla, eikä kenellekään muistuteta vuorosta, joka ei enää ole hänen.

Ennakoi tutut selitykset ennen kuin niitä kuullaan

Osan poissaoloista voi estää toimintatavoilla, ei pelkillä muistutuksilla:

• Anna työntekijöiden ilmoittaa esteestä heti, kun vuoro julkaistaan, eikä vasta edellisenä iltana.
• Tee vuoronvaihdosta niin helppoa, että todellisen esteen sattuessa vuoro vaihdetaan sen sijaan, että siitä jäädään pois.
• Pidä kirjaa siitä, kuka jää ilmoittamatta pois ja milloin. Toistuva kuvio (aina maanantaiaamuisin, aina myöhään venyneen lauantain jälkeen) kertoo enemmän kuin mikään yksittäinen tapaus.
• Ota ilmoittamaton poissaolo puheeksi samana päivänä, ei viikon päästä, kun tilanne on jo ehtinyt hämärtyä.

Muistutukset auttavat unohtamiseen. Ne eivät auta, jos joku ei alun perinkään aikonut tulla töihin. Näiden kahden syyn erottaminen ratkaisee, tarvitaanko korjausta vuorosuunnitteluun vai esihenkilön ja työntekijän välistä keskustelua.