Ilmoitukset ja työvuorot omaan kalenteriin helloswapissa: opas työntekijälle

helloswap lähettää sinulle ilmoituksen aina, kun työvuoroja julkaistaan, sinulle tarjotaan vuoronvaihtoa tai vaihdosta tehdään päätös, työkaveri laittaa vaihtotaululle vuoron, jonka voisit ottaa, vapaapyyntösi käsitellään tai työvuorosi on alkamassa. Useimmista näistä ilmoituksista päätät itse profiilisi kohdassa "My notifications", ja Growth-paketissa ja sitä ylemmissä voit myös tilata julkaistut työvuorosi omaan kalenterisovellukseesi. Tässä kerrotaan, mitä voit oikeasti muuttaa ja mitä asetuksilla kannattaa tehdä.

Mistä haluat saada ilmoituksia

Profiilisi kohdassa "My notifications" voit kytkeä jokaisen ilmoitustyypin päälle tai pois erikseen, vain omalta tililtäsi, ja päättää jokaisesta erikseen, tuleeko se sinulle myös sähköpostina ja push-ilmoituksena puhelinsovellukseen. Muutama huomioitava asia:

• Yrityksesi voi kytkeä ilmoituksen pois kaikilta – se ohittaa oman valintasi. Jos jokin odottamasi ilmoitus ei tule perille, se voi siis olla poistettu käytöstä yrityksen tasolla eikä omissa asetuksissasi.
• Kaikki päälle jättämäsi ilmoitukset näkyvät aina helloswapissa kellokuvakkeen alla, joten sinulla on niistä jatkuva luettelo, vaikka push-ilmoitus tai sähköposti jäisi huomaamatta.
• Kahta asiaa ei voi kytkeä pois: vuoronvaihtoa, johon sinua on nimenomaisesti pyydetty vastaamaan, ja vahvistuksia omista pyynnöistäsi (vapaat, ehdottamasi vuoronvaihdot ja niin edelleen). Tämä on tarkoituksellista – ne joko vaativat sinulta vastauksen tai vahvistavat jotain, minkä olet itse tehnyt, joten ne eivät ole turhaa hälyä.

Vuoromuistutus kannattaa asettaa harkiten eikä jättää oletusasetukselle. Se tulee joko vuoroa edeltävänä iltana tai tietyn tuntimäärän ennen vuoroa sen mukaan, kumman yrityksesi on valinnut. Jos siis tarvitset muistutuksen samana päivänä etkä edellisenä iltana (tai toisin päin), kannattaa tarkistaa, kumpi koskee sinua.

Käytännön vinkki: jos vaihdat vuoroja usein tai otat säännöllisesti avoimia vuoroja, pidä sekä vuoronvaihtopäätösten että avointen vuorojen ilmoitukset päällä ja push-ilmoitukset käytössä. Näissä aika on ratkaiseva – avoin vuoro vaihtotaululla voi mennä nopeasti jollekulle toiselle, ja vaihtopäätös ratkaisee, oletko kyseisenä päivänä oikeasti töissä.

Sivun yläreunan tiedotepalkki

helloswapin yläreunassa välillä näkyvä viesti ei tule työnantajaltasi vaan helloswapilta itseltään, ja se koskee esimerkiksi tuotetietoja, suunniteltuja huoltokatkoja tai tarjouksia. Se voi näkyä myös ilmoituksena kellokuvakkeen alla. Jos suljet sen rastista, se pysyy suljettuna juuri sinun kohdallasi. Viesti näytetään englanniksi tai tanskaksi, jos olet valinnut kieleksi tanskan. Nopealla vilkaisulla sen voi helposti luulla työhön liittyväksi ilmoitukseksi, joten lähettäjä kannattaa tarkistaa, ennen kuin oletat, että asia vaatii esihenkilöltäsi toimia.

Työvuorot omassa kalenterissasi

Jos yrityksesi käyttää Growth-pakettia tai sitä ylempää, voit kopioida profiilistasi kalenterilinkin ja tilata sen missä tahansa kalenterisovelluksessa – puhelimessa tai tietokoneella. Kun kalenteri on lisätty, se päivittyy automaattisesti julkaistujen työvuorojesi muuttuessa, joten linkkiä ei tarvitse kopioida tai tuoda uudelleen.

Tästä on eniten hyötyä, jos hoidat jo kaiken muun omassa kalenterissasi. Työvuorosi näkyvät silloin samassa paikassa kuin omat menosi, lastenhoito tai toinen työ, joten näet päällekkäisyydet ennen kuin ne ehtivät syntyä. Pari asiaa kannattaa pitää mielessä:

• Kalenterissa näkyvät vain julkaistut työvuorot, joten luonnos työvuorolistasta, jota esihenkilösi ei ole vielä julkaissut, ei näy siinä.
• Koska kalenteri päivittyy automaattisesti, sitä ei tarvitse tilata yhä uudelleen. Jos vuorot näyttävät vanhentuneilta, tarkista, että tilaus on yhä voimassa kalenterisovelluksessasi, äläkä lisää sitä turhaan uudelleen.