Vapaan pyytäminen helloswapissa: mitä työvuoroillesi tapahtuu, kun vapaa hyväksytään
Näin pyydät helloswapissa lomaa, sairauslomaa, palkatonta vapaata tai perhevapaata, mitä ”Olen sairas” -painike tekee tämän päivän tai huomisen työvuorolle ja miksi hyväksytty vapaa estää vuoron kokonaan.
Vapaan pyytäminen helloswapissa on pyyntö, ei lupaus: ennen kuin esihenkilösi tai pääkäyttäjä hyväksyy sen, päivät ovat vasta odottamassa käsittelyä. Kun pyyntö on hyväksytty, se on kuitenkin työvuorosuunnittelun kannalta lopullinen, eikä esihenkilösi voi enää merkitä sinulle työvuoroa sille päivälle. Ainoa poikkeus on Tanskassa lyhyellä varoitusajalla ilmoitettu sairausloma, joka voi hyväksyä itsensä automaattisesti. Näin eri tilanteet toimivat käytännössä ja näissä kohdissa moni kompastuu.
Vapaan pyytäminen etukäteen
Kaikki, mistä tiedät etukäteen, pyydetään vapaiden sivulla. Tällaisia ovat esimerkiksi loma, suunniteltu palkaton vapaapäivä, perhevapaa tai sairausloma, joka alkaa vasta parin päivän päästä tai myöhemmin. Valitse vapaan tyyppi (loma, sairausloma, palkaton vapaa tai perhevapaa), aseta ajanjakso ja lisää halutessasi syy. Pyyntö lähtee odottamaan osastostasi vastaavan henkilön käsittelyä.
Muutama käytännön huomio:
- Lähetä pyyntö niin aikaisin kuin kohtuudella pystyt. Pyyntö ei estä työvuorolistalla mitään ennen kuin se on hyväksytty. Jos myöhään tehty pyyntö odottaa vielä käsittelyä, esihenkilö voi siis silti merkitä sinut työvuoroon kyseiselle ajalle.
- helloswap ei seuraa, kuinka paljon vapaata sinulla on oikeus pitää tai kuinka paljon sitä on jäljellä. Se ei estä sinua pyytämästä enemmän kuin sinulle kuuluu, sillä harkinta on hyväksyjän eikä järjestelmän. Älä tulkitse rajan puuttumista luvaksi, vaan tarkista oma vapaaoikeutesi ennen kuin pyydät.
- Jos suunnitelmasi muuttuvat, et voi itse perua pyyntöä, koska sinulla ei ole siihen painiketta. Jos pyyntö odottaa vielä käsittelyä, pyydä hyväksyjää hylkäämään se. Jos se on jo hyväksytty, pyydä häntä perumaan hyväksyntä. Kummassakin tapauksessa toimenpide on hänen eikä sinun. Älä siis oleta, että vanha pyyntö on kadonnut itsestään, jos suunnitelmasi muuttuvat. Varmista asia.
Sairastumisesta ilmoittaminen tämän päivän tai huomisen työvuoroon
Jos olet liian sairas tekemään työvuoroa, joka on tänään tai huomenna eikä ole vielä päättynyt, älä käytä vapaiden sivua. Käytä sen sijaan kyseisen vuoron ”Olen sairas” -toimintoa joko Koti-sivulta tai suoraan vuoron kohdalta. Toiminto on käytettävissä myös Android-sovelluksessa; jos et näe sitä siellä, päivitä sovellus. Kun vahvistat ilmoituksen, tapahtuu kolme asiaa kerralla:
- Esihenkilösi saa tiedon heti.
- Päivä kirjataan sairauspoissaoloksi.
- Vuoro siirtyy vuoronvaihtotaululle, josta vapaana oleva työkaveri voi ottaa sen.
Vuoro pysyy sinun nimissäsi, kunnes joku ottaa sen ja vaihto hyväksytään. Se ei siis siirry automaattisesti pois sinulta heti, kun painat painiketta. Jos kukaan tiimistäsi ei ole käytettävissä tai yrityksesi on poistanut käytöstä vuorojen ottamisen taululta, vuoron paikkaamisesta päättää esihenkilösi, ei sinä.
Painike näkyy vain tämän päivän tai huomisen työvuorossa. Kauempana olevan sairausloman pyydät vapaiden sivulla samaan tapaan kuin minkä tahansa muun vapaan.
Miksi Tanska on poikkeus
Jos olet Tanskassa, enintään neljän päivän sairauslomapyynnöt hyväksytään heti, kun lähetät ne, eikä esihenkilön päätöstä tarvita. Tämä vastaa lakisääteistä omailmoitusaikaa, jonka jälkeen työnantaja voi vaatia lääkärintodistuksen. Lomake kertoo heti alussa, täyttävätkö valitsemasi päivät ehdon. Pidemmät sairauslomat sekä kaikki muut vapaatyypit kaikkialla muualla käsitellään edelleen tavalliseen tapaan esihenkilön hyväksynnän kautta.
Mitä hyväksyntä käytännössä lukitsee
Kun pyyntö on hyväksytty, joko automaattisesti tai esihenkilön toimesta, päivä on kokonaan estetty. Kyse ei ole pehmeästä varoituksesta, jonka esihenkilö voisi ohittaa työvuorolistaa laatiessaan, vaan järjestelmä ei hyväksy vuoron merkitsemistä lainkaan. Tämä on hyvä tietää, jos luotat siihen, että vapaa takaa, ettei sinua merkitä töihin: kun vapaa on hyväksytty, se pitää.