Opiskelijoiden ja osa-aikaisten työvuorot, kun aikataulut muuttuvat joka lukukausi
Opiskelijoiden ja osa-aikaisten saatavuus ei pysy samana, vaan se nollautuu joka lukukausi. Tässä käytännöllinen tapa kerätä, hyväksyä ja huomioida työvuorolistassa saatavuus, joka muuttuu neljä kertaa vuodessa.
Jos iso osa tiimistäsi on opiskelijoita tai osa-aikaisia, jotka sovittavat töitä yhteen opintojen, toisen työn tai muuttuvien perhevelvoitteiden kanssa, heidän saatavuutensa ei ole kertaluonteinen asia. Se toistuu säännöllisesti, ja sitä kannattaa myös käsitellä sellaisena. Työvuorosuunnittelussa takkuavat ne työpaikat, jotka keräsivät tiedot kerran, laittoivat ne mappiin ja yllättyvät sitten joka syyskuu, tammikuu ja kesäkuu, kun puolet porukasta ei yhtäkkiä pääsekään enää töihin tiistaisin.
Miksi tämä kaataa useimmat työvuorosuunnittelun tavat
Useimmat käytännöt olettavat, että saatavuus on ihmisestä pysyvä tieto, joka kirjataan kerran palkkaamisen yhteydessä eikä siihen juuri palata. Se toimii hyvin kokoaikaisilla, joiden tilanne ei paljon muutu lukukaudesta toiseen. Opiskelijoiden kohdalla se ei toimi, koska:
- Lukujärjestys selviää yleensä vasta viikko tai kaksi ennen lukukauden alkua, ei kuukausia etukäteen.
- Saatavuus voi muuttua kokonaan: arkiaamuja tehnyt voi seuraavalla lukukaudella päästä töihin vain arki-iltaisin.
- Ihmiset unohtavat kertoa. He olettavat, että "kyllä se selviää", tai mainitsevat asiasta ohimennen, eikä tieto koskaan päädy varsinaiseen työvuorolistaan.
- Tenttiviikoille sekä lukukauden ensimmäiselle ja viimeiselle viikolle tarvitaan usein erillinen, tilapäinen saatavuus tavallisen rytmin lisäksi.
Jos järjestelmäsi pitää saatavuutta pysyvänä, rakennat työvuorolistan jo valmiiksi vanhentuneen tiedon varaan ja joudut sen jälkeen sammuttelemaan tulipaloja vuoronvaihtojen ja äkillisten poissaolojen kanssa, vaikka ne olisi oikeasti voinut ennakoida.
Järjestelmä, joka päivittyy aikataulussa eikä vahingossa
Sen sijaan että odottaisit tietojen vanhenemista ja ryntäisit sitten paikkaamaan, merkitse päivitys kalenteriin samaan tapaan kuin palkanmaksun tai inventaarion.
- Valitse kiinteät keruupäivät. Kahdesta kolmeen viikkoa ennen jokaisen lukukauden alkua pyydä jokaista opiskelijaa ja osa-aikaista vahvistamaan tai päivittämään saatavuutensa. Älä odota, että he tulevat itse kertomaan.
- Anna ehdoton määräaika ja kerro, mitä siitä seuraa. Jos saatavuutta ei ole ilmoitettu tiettyyn päivään mennessä, käytä oletuksena edellisen lukukauden aikoja tai älä anna uusia vuoroja lainkaan ennen kuin tiedot ovat tulleet. Juuri epäselvyys aiheuttaa kiireen.
- Erota vakituinen saatavuus poikkeuksista. Opiskelijan koko lukukauden rytmi on yksi asia, yksittäinen vapaa viikko tenttien tai perhetapahtuman takia toinen. Jos ne sekoitetaan, kumpaakin on vaikeampi seurata ja helpompi kadottaa.
- Tee seuraava työvuorolista vasta, kun saatavuus on lukittu. Jos julkaiset vuorot ennen kuin saatavuus on vahvistettu, joudut varmasti tekemään työn uudelleen ja pyytämään vuoronvaihtoja omien virheidesi takia.
- Säilytä lyhyt historia. Kun tiedät edellisen lukukauden rytmin, huomaat nopeammin, että "jokin ei täsmää", jos uusi ilmoitus ei muistuta sitä lainkaan. Se on myös hyvä syy lyhyeen tarkistukseen sen sijaan, että hyväksyisit tiedot sokkona.
Näin keruusta tulee helppoa
Tapa on vähemmän tärkeä kuin johdonmukaisuus, mutta muutama asia tekee keruusta vähemmän tuskallista:
- Käytä lyhyttä, jäsenneltyä lomaketta ryhmächatin viestin sijaan. Vapaamuotoiset saatavuustiedot hukkuvat keskusteluketjuun, ja niihin on myöhemmin vaikea palata.
- Pyydä saatavuus päivittäin ja aikajaksoittain, älä tyydy epämääräisiin vastauksiin kuten "aamut sopii yleensä".
- Jos jonkun aikataulu on aidosti epäsäännöllinen (vaihtuvat luentoajat, arvaamaton toinen työ), pyydä häntä päivittämään tiedot kahden viikon välein sen sijaan, että vaatisit koko lukukauden sitoumusta, joka ei kuitenkaan pidä.
- Tallenna tiedot paikkaan, jossa jokainen työvuorolistaa tekevä esihenkilö näkee ne, ei yhden ihmisen sähköpostiin tai päähän.
Tässä kohtaa auttaa myös se, että saatavuus on samassa paikassa kuin itse työvuorolista. helloswapissa työntekijät voivat päivittää saatavuutensa itse ja esihenkilöt suunnitella vuorot suoraan sen pohjalta, joten sinun ei tarvitse verrata taulukkoa tekstiviestiketjuun. Silti lukukauden alun kaaokselta suojaa ennen kaikkea itse toimintatapa: päivitys kiinteässä aikataulussa, saatavuuden lukitseminen ennen vuorojen tekemistä ja poikkeusten erottaminen vakituisesta rytmistä, käytit seurantaan mitä työkalua tahansa.