Millainen on hyvä avoimien vuorojen taulu käytännössä

Avoimien vuorojen taulu toimii, kun se tekee kaksi asiaa yhtä aikaa: työntekijät voivat napata vapaita vuoroja nopeasti, ja esihenkilöllä on keino vaikuttaa siihen, kuka vuoroihin lopulta päätyy. Useimmat taulut epäonnistuvat jommassakummassa. Joko ne ovat niin tiukasti rajattuja, ettei kukaan jaksa vilkaistakaan niitä, tai niin avoimia, että vuoroa paikkaamaan päätyy väärä ihminen, jota ei ole perehdytetty tehtävään, tai joku joutuu vahingossa ylitöihin.

Perustoiminnot

Hyvä avoimien vuorojen taulu on muutakin kuin lista tyhjistä paikoista. Jotta se oikeasti keventäisi työtäsi eikä lisäisi sitä, siinä pitää olla muutama tietty ominaisuus.

• Näkyvyys osaston tai tehtävän mukaan. Varaston keräilijän ei pidä nähdä lastauslaiturin avoimia vuoroja, ellei häntä ole perehdytetty myös siihen. Rajaa taulu niin, että jokainen näkee vain ne vuorot, joihin hän oikeasti voi mennä.
• Varaaminen yhdellä napautuksella. Jos työntekijän pitää laittaa esihenkilölle viesti, odottaa vastausta ja sitten tulla lisätyksi työvuorolistaan käsin, vuoro on todennäköisesti vielä seuraavanakin päivänä auki. Itse varauksen pitää tapahtua työntekijän päässä heti.
• Esihenkilön hyväksyntä ennen kuin vuoro on varma. Se, että työntekijä voi varata vuoron heti, ei tarkoita, että varaus vahvistuu heti. Tarvitset silti tarkistuskohdan, jossa huomaat ylityöristiriidat, puuttuvat pätevyydet tai sen, että joku on jo tehnyt kuusi päivää putkeen.
• Näkyvä tila. Varattu mutta odottaa hyväksyntää, hyväksytty vai yhä avoin – jokaisen taulua katsovan pitää nähdä ilman kyselemistä, mikä on mikäkin.
• Vanhenemis- tai päivityssääntö. Jos vuoro alkaa neljän tunnin päästä, se ei saa enää näkyä pelkkänä ”avoimena” ilman kiireellisyysmerkintää. Pian alkavat vuorot pitää erottaa helposti.

Mistä avoimet vuorot tulevat

Taulusta on hyötyä vain, jos sinne oikeasti päätyy vuoroja todellisista tilanteista, ja useimmat näistä tilanteista ovat ennustettavia:

1. Työntekijä ilmoittaa olevansa sairaana. Nopein avointen vuorojen lähde ja se, jossa vauhdilla on eniten merkitystä.
2. Hyväksytty vapaa. Kun vapaapyyntö on hyväksytty, sen alle jäävän vuoron pitää muuttua avoimeksi automaattisesti eikä jäädä työvuorolistaan näyttämään täytetyltä, vaikka ei ole.
3. Myöhään lisätyt vajaasti miehitetyt jaksot. Joulusesongin tilausryntäys tai odottamaton tapahtuma tarkoittaa, että tarvitset lisää käsiä vuoroon, jota ei viikko sitten ollut olemassakaan.
4. Vuoronvaihto, jolle ei löytynyt suoraa vaihtajaa. Jos työntekijä yritti vaihtaa vuoroa tietyn työkaverin kanssa eikä kukaan tarttunut, vuoron avaaminen koko porukalle on usein nopeampaa kuin antaa vaihtopyynnön roikkua vastaamatta.

Mitä esihenkilön kannattaa seurata

Taulu vähentää paljon edestakaista viestittelyä, mutta harkintaasi se ei korvaa. Muutama asia, jotka kannattaa tarkistaa säännöllisesti:

• Kuka varaa eniten avoimia vuoroja. Jos ne ovat aina samat kaksi tai kolme ihmistä, saatat huomaamattasi kasvattaa ylityökuluja tai ajaa ihmisiä uupumukseen.
• Varataanko vuoroja ylipäätään vai jäävätkö ne vain auki. Jos mikään ei mene kaupaksi, vika voi olla palkassa, ajankohdassa tai itse vuorossa eikä työkalussa.
• Tuleeko hyväksyntä riittävän nopeasti. Avoin vuoro, joka hyväksytään kuusi tuntia varauksen jälkeen, ei ole paljon parempi kuin vuoro, jota ei täytetty lainkaan.

Tällainen taulu ei korvaa työvuorosuunnittelua – se on varoventtiili niille aukoille, joita suunnitelman ja todellisuuden väliin aina syntyy. helloswapissa avoimet vuorot on kytketty suoraan hyväksyttyihin vapaa- ja vaihtopyyntöihin, joten aukko näkyy taululla heti, kun se syntyy, ja varaukset tulevat samaan hyväksyntäjonoon kuin kaikki muukin eivätkä erilliseen järjestelmään, jota pitäisi käydä tarkistamassa erikseen.