Näin otat avoimen työvuoron tai työkaverin tarjoaman vuoron helloswapissa
Selkeä opas työntekijöille helloswapin Vaihtotauluun: miten avoimet vuorot ja tiimille tarjotut vuorot eroavat, mitä tapahtuu heti, kun otat vuoron, ja milloin tarvitset ensin esihenkilön hyväksynnän.
Jos haluat lisää tunteja tai autat vain työkaveria, se onnistuu Vaihtotaululla. Sieltä kohdasta ”Sinulle” löytyvät sekä avoimet vuorot että vuorot, joita kollega on tarjonnut tiimille, ja ne näkyvät myös korostettuina Tiimin työvuorolistassa. Ne eivät kuitenkaan ole sama asia: avoin vuoro on sinun heti, kun otat sen, mutta toisen tarjoama vuoro on pyyntö, joka tarvitsee vielä esihenkilön hyväksynnän. Poikkeus on, jos yrityksessänne on otettu käyttöön automaattinen hyväksyntä. Silloin yhteisesti sovittu vuoronvaihto voi mennä läpi saman tien, jos se ei riko mitään sääntöä, ei aiheuta varoitusta eikä jätä yhtäkään vuoroa vajaaksi.
Avoin vuoro vai tarjottu vuoro: tiedä, kumpaa katsot
Avoin vuoro on vuoro, jolle ei ole koskaan merkitty ketään. Kuka tahansa osaston kelpoinen työntekijä voi ottaa sen, ja kunhan mikään työaikasääntö ei estä sitä, vuoro on sinun samalla hetkellä, kun otat sen Vaihtotaululla. Hyväksyntävaihetta ei ole, eikä tarvitse odottaa.
Kollegan tarjoama vuoro on eri asia. Vuorolle on jo merkitty joku, ja hän antaa sen eteenpäin joko nimenomaan sinulle tai koko tiimille. Sen ottaminen on pyyntö: toisen on ensin hyväksyttävä se, ja sen jälkeen esihenkilön tai yrityksen pääkäyttäjän on hyväksyttävä se, ennen kuin vuoro on oikeasti sinun työvuorolistallasi (ellei automaattinen hyväksyntä ole käytössä, kuten yllä). Ennen kuin hyväksyntä tulee, älä pidä vuoroa varmana. Seuraa mieluummin omia vuorojasi kuin oleta asian olevan selvä.
Jos olet itsekin töissä sinä päivänä, sinulla on suoran ottamisen lisäksi toinenkin vaihtoehto: voit tarjota omaa vuoroasi vaihdossa sen sijaan, että vain ottaisit hänen vuoronsa.
Miksi vuoron ottaminen ei ehkä onnistu
Vapaalta näyttävän avoimenkin vuoron ottamisen voi estää työaikasääntö. Järjestelmä tarkistaa tämän automaattisesti, ja osa säännöistä on ehdottomia esteitä, joita kukaan, ei edes esihenkilö, voi ohittaa:
- Liian lyhyt lepoaika edellisestä vuorosta (useimmissa maissa 11 tuntia)
- Toinen vuoro samana päivänä
- Hyväksytty vapaa samana päivänä
- Vuoro vaatii osaamista, jota sinulle ei ole hyväksytty
Jos vuoron ottaminen estyy, virheilmoitus kertoo tarkalleen, mikä sääntö on kyseessä. Näet siis heti, johtuuko este lepoajasta, päällekkäisistä vuoroista vai puuttuvasta osaamisesta, eikä sinun tarvitse arvailla.
Katso vuoron tilanne ennen kuin toimit
Ennen kuin otat mitään vuoroa, katso merkit, jotka kertovat, missä vaiheessa vuoro on:
- Värillinen reunus tarkoittaa, että vuorolla on jo vaihto käynnissä. Vuoro voi olla avoinna ja ottamatta, odottaa jonkun vastausta tai olla jo sovittu ja odottaa esihenkilön hyväksyntää.
- Pieni merkintä vuoron alla (esimerkiksi ”Zahra · odottaa vastausta” tai ”Vaihtotaululla”) kertoo tarkalleen, kenen kanssa vaihto on ja missä vaiheessa se on.
- Näyttävä liukuvärinen painike, jossa lukee ”Ota vuoro” tai ”Pyydä vaihtoa”, omassa Tiimin työvuorolistassasi on vuoro, johon voit tarttua suoraan.
Vuorolle ei voi aloittaa toista vaihtoa, jos sillä on jo yksi kesken. Merkintä tai reunus on siis merkki odottaa eikä yrittää uudelleen. Kun vaihto hylätään tai perutaan, tavallinen Vaihda-painike palaa ja vuoroon voi taas tarttua.
Vältä tämä virhe
Yleisin sekaannus on pitää tarjottua vuoroa avoimena vuorona eli olettaa, että vuoro on sinun heti, kun napautat ottamista. Jos vuoro oli jollekulle merkitty eikä alun perin avoin, se ei ole lopullinen ennen kuin toinen hyväksyy sen ja esihenkilösi hyväksyy sen (tai automaattinen hyväksyntä tulee voimaan). Tarkista siis ensin, millaista vuoroa katsot, ja toimi sen mukaan: ota avoimet vuorot huoletta, mutta anna tarjottujen vuorojen saada hyväksyntä ennen kuin lasket niiden varaan.