Tarkista palkkakustannukset ennen kuin julkaiset työvuorolistan, ei vasta jälkikäteen
Palkkakustannuksia on helpointa korjata ennen kuin viikko alkaa. Näin lisäät työvuorosuunnitteluun nopean kustannustarkistuksen osasto kerrallaan.
Useimmat esihenkilöt huomaavat palkkakustannusten karanneen vasta, kun palkkaraportti tulee, eli viikon tai kaksi sen jälkeen, kun työvuorolista on jo toteutunut. Silloin vaihtoehtoja on enää kaksi: karsia tunteja seuraavalta viikolta tai niellä ylitys. Ratkaisu on yksinkertainen: katso osastokohtaisia arvioituja palkkakustannuksia jo työvuorolistaa tehdessäsi ja ennen sen julkaisemista, kun voit vielä siirtää vuoroa sen sijaan, että joutuisit pyytelemään sitä anteeksi.
Miksi tämä paljastaa asioita, joita viikkoraportti ei paljasta
Palkkaraportti kertoo, mitä tapahtui. Osastokohtainen kustannustarkistus suunnitteluvaiheessa kertoo, mitä on tapahtumassa, ja silloin asiaan voi vielä vaikuttaa. Ero on merkittävä, koska palkkakustannusten ongelmat ovat lähes aina paikallisia: yksi osasto, yksi päivä, joskus yksi vuoro. Ne hukkuvat koko yrityksen yhteissummaan, kunnes on liian myöhäistä tehdä mitään.
Tyypillisiä tilanteita, jotka tarkistus paljastaa:
- Osastolle on merkitty kolme työntekijää sulkuvuoroon illalle, joka on yleensä hiljainen, koska osion suunnittelija kopioi edellisen viikon vuorot tarkistamatta niitä.
- Ylityötunteja kertyy huomaamatta yhdelle tai kahdelle työntekijälle, koska he ovat ottaneet lisävuoroja eri osastoilta eikä kukaan ole verrannut niitä keskenään.
- Osaston tuntipalkkojen jakauma on muuttunut (enemmän kokeneita työntekijöitä, vähemmän nuorempia) ilman, että kukaan on huomannut vaikutusta kustannuksiin.
- Esihenkilö paikkaa vajetta ylitöillä sen sijaan, että kutsuisi töihin jonkun normaalipalkalla.
Mikään näistä ei näy hälytysmerkkinä yksittäisessä vuorossa. Ne näkyvät odotettua suurempana lukuna, kun lasket yhteen osaston koko viikon.
Näin teet tästä osan rutiinia
Tähän ei tarvita talousalan taustaa. Tarvitset tavan ja luvun, johon verrata.
- Aseta jokaiselle osastolle oma viikoittainen palkkabudjetti, ei pelkästään koko yritystä koskevaa. Kahvilalla ja sen keittiöllä on eri kustannusrakenne, ja yksi yhteinen luku kätkee sen, kumpi oikeasti ylittää budjetin.
- Laske arvioidut kustannukset suunnitellessasi, ei vasta jälkikäteen. Jos teet työvuorolistan käsin, pidä osastokohtaista juoksevaa summaa sitä mukaa kuin lisäät vuoroja: tunnit kertaa tuntipalkka, osasto kerrallaan.
- Vertaa budjettiin ennen julkaisemista, ei sen jälkeen, kun viikko on jo alkanut. Juuri tämän vaiheen useimmat tiimit ohittavat, yleensä siksi, että se tarkoittaa yhden tai kahden vuoron tekemistä uudelleen. Se tuntuu hetkessä ylimääräiseltä työltä, mutta on paljon vähemmän työtä kuin ylityksen selittäminen myöhemmin.
- Seuraa tuntipalkkoja, älä pelkkiä tunteja. Osasto voi pysyä tuntitavoitteessaan ja silti ylittää budjetin reilusti, jos tunnit painottuvat paremmin palkattuihin työntekijöihin. Tarkista molemmat.
- Tarkastele, mistä ylitys syntyy, älä pelkkää loppusummaa. Jos osasto menee yli, katso, mitkä päivät tai vuorot sen aiheuttavat, sen sijaan että leikkaisit tunteja tasaisesti koko viikolta. Yleensä yksi tai kaksi vuoroa selittää suurimman osan ylityksestä.
Mitä tehdä, kun osaston budjetti ylittyy
Ennen julkaisemista sinulla on todellisia vaihtoehtoja, jotka katoavat viikon alettua:
- Vaihda kokeneen työntekijän vuoro nuoremmalle hiljaisempana päivänä, jos osaaminen sen sallii.
- Siirrä vuoro ylimiehitetyltä päivältä päivälle, jolla on muualla avoimia vuoroja täyttämättä.
- Lyhennä vuoroa tunnilla sen sijaan, että peruisit sen kokonaan.
- Tarkista, tarvitaanko vuorossa oikeasti niin monta työntekijää kuin siihen on merkitty. Joskus budjettiongelma onkin oikeastaan henkilöstötarpeen ongelma.
Jos käytät työvuorosuunnitteluohjelmaa, tätä kannattaa pyytää suoraan: osastokohtainen kustannusarvio, joka päivittyy viikkoa rakentaessasi ja näkyy ennen kuin painat julkaise-painiketta. helloswap näyttää sen vuorolistan suunnittelunäkymässä juuri tästä syystä: ennen julkaisemista havaittu ongelma on eri asia, ja halvempi, kuin jälkikäteen havaittu. Mutta jo yksinkertainen taulukkolaskennan sarake, joka laskee summan uudelleen kirjoittaessasi, vie sinut suurimman osan matkasta. Tapa on tärkeämpi kuin työkalu.