Slutt å lage vaktplanen fra bunnen av hver uke
De fleste uker ligner på forrige uke. Å kopiere vaktplanen videre og endre det som er annerledes går raskere og er mer nøyaktig enn å starte med et tomt skjema hver gang.
Hvis virksomheten din går i en fast ukesrytme, med de samme travle lørdagene, de samme rolige tirsdagene og den samme faste kjernen av ansatte, er det bortkastet arbeid å lage vaktplanen fra et blankt ark hver uke. Det meste av neste uke er helt likt denne uken. Det eneste som krever skikkelig ettertanke, er unntakene: et ønske om ferie, en nyansatt, en vakt noen byttet i siste liten. Å ta utgangspunkt i forrige ukes vaktplan og endre det som er annerledes går raskere. Det er også mer nøyaktig, fordi du ikke må stole på hukommelsen for å gjenskape et mønster som allerede finnes.
Hvorfor et blankt ark er mer risikabelt enn det føles
Å lage planen fra bunnen av føles grundig, men det er faktisk der feilene sniker seg inn. Når du setter opp en vaktplan på nytt etter hukommelsen, har du lett for å:
- glemme noens faste fridag, fordi ingenting foran deg minner deg på den
- sette for få på en vakt som vanligvis går fint, fordi du lager planen på autopilot og overser en sesongtopp
- gjenta en kollisjon i vaktplanen som du allerede rettet opp sist, fordi løsningen satt i hodet ditt og ikke på papiret
- bruke en time på noe som burde ta ti minutter, fordi hver linje er en ny avgjørelse
En kopiert uke starter fra et utgangspunkt du vet fungerer. Du bestemmer ikke «hvem jobber på torsdag» fra null. Du bestemmer «må noe endres fra forrige torsdag». Det er et mye mindre og mye tryggere spørsmål.
Dette bør du sjekke før du kopierer en uke videre
Å kopiere videre fungerer bare hvis du behandler kopien som et utkast og ikke som et ferdig svar. Gå gjennom dette før du publiserer den:
- Innvilget fri. Alle som har fått godkjent ferie eller fri i uken som kommer, må tas ut av de kopierte vaktene først, ikke oppdages etter at vaktplanen er publisert.
- Nye ansatte og ansatte som har sluttet. En kopiert uke tar med seg folk som ikke jobber der lenger, og mangler dem som nettopp har begynt. Sjekk ansattlisten opp mot vaktplanen, ikke bare vaktene.
- Kjente engangshendelser. En leveringsdag, en varetelling, en helligdag, et arrangement: alt som gjør neste uke annerledes enn en vanlig uke, må justeres manuelt.
- Dekning av kompetanse og sertifikater. Hvis noen med et påkrevd sertifikat byttet til en annen vakt forrige uke, vil en ren kopi føre den endringen videre, selv om den ikke lenger stemmer.
- Bemanning som allerede så tynn ut. Hvis forrige ukes vaktplan hadde en vakt med for lav bemanning som ingen sa ifra om, gjentar du bare problemet når du kopierer den videre.
Når et blankt ark fortsatt er riktig
Å gjenbruke en uke er ikke riktig grep hver gang. Start på nytt når:
- du skal sette opp et nytt sted eller en ny avdeling uten historikk å kopiere fra
- etterspørselen faktisk har endret seg, for eksempel med nye åpningstider, et sesongskifte eller en annen fordeling av salget
- du skal rette opp en vaktplan som har vært feil en stund, og en kopi bare ville dratt feilene med seg videre
I slike tilfeller bør du se på jobben med å lage planen på nytt som en engangsinvestering. Når det nye mønsteret er riktig, går du tilbake til å kopiere det videre og bare endre unntakene.
Slik blir det en vane
De som lykkes med dette, ser ikke på vaktplanlegging som noe som skal bygges opp på nytt hver uke. De ser på det som en ukentlig gjennomgang. Grunnmønsteret er allerede riktig, og jobben hver uke er å fange opp det som er annerledes. Verktøy som lar deg gjenta en uke fremover og deretter redigere oppå den, i stedet for å legge inn hver vakt på nytt, gjør dette til den enkleste veien å gå. Det er nettopp der du vil at det enkle valget skal ligge. Målet er ikke en perfekt vaktplan fra et blankt ark. Målet er en riktig vaktplan med minst mulig innsats, bygd på den du allerede vet fungerer.