Ansöka om ledighet i helloswap: vad som händer med dina pass när ledigheten är godkänd

När du ansöker om ledighet i helloswap är det en ansökan, ingen garanti. Tills din chef eller administratör har godkänt den väntar datumen bara på beslut. När ansökan väl är godkänd gäller den däremot fullt ut i schemat: din chef kan inte längre lägga dig på ett pass den dagen. Det enda undantaget är sjukfrånvaro med kort varsel i Danmark, som kan godkännas automatiskt. Här går vi igenom hur de olika fallen fungerar i praktiken och var det brukar gå fel.

Ansöka om ledighet i förväg

För allt du vet om i god tid, till exempel semester, en planerad obetald ledig dag, föräldraledighet eller sjukfrånvaro som ligger mer än en eller två dagar fram, går du till ledighetssidan. Välj typ (semester, sjuk, obetald eller föräldraledighet), ange datumen och skriv en anledning om du vill. Då skickas en ansökan för beslut till den som ansvarar för din avdelning.

Några saker att tänka på:

• Skicka in ansökan så tidigt du rimligen kan. Den spärrar ingenting i schemat förrän den är godkänd, så en sen ansökan som fortfarande väntar på beslut hindrar inte en chef från att schemalägga dig under den perioden.
• helloswap håller inte reda på hur mycket ledighet du har rätt till eller har kvar. Systemet hindrar dig inte från att ansöka om mer än du har rätt till. Den bedömningen gör den som godkänner ansökan, inte systemet. Se inte avsaknaden av en gräns som fritt fram, utan kontrollera själv hur mycket ledighet du har innan du ansöker.
• Om du ändrar dig finns det ingen knapp för att återkalla ansökan på din sida. Medan ansökan fortfarande väntar på beslut ber du den som godkänner att avslå den. Om den redan är godkänd ber du i stället om att godkännandet dras tillbaka. Det är alltså deras åtgärd, inte din, så utgå inte från att en gammal ansökan har försvunnit av sig själv om dina planer ändras. Följ upp.

Sjukanmälan för ett pass i dag eller i morgon

Om du är för sjuk för att jobba ett pass som infaller i dag eller i morgon och som inte har tagit slut än, ska du inte använda ledighetssidan. Använd i stället alternativet ”Jag är sjuk” på passet, antingen från din startsida eller direkt på passet (det fungerar även i Android-appen; om du inte ser alternativet där behöver du uppdatera appen). När du bekräftar händer tre saker på en gång:

1. Din chef får besked direkt.
2. Dagen registreras som sjukfrånvaro.
3. Passet läggs ut på bytestavlan så att en ledig kollega kan ta det.

Passet ligger kvar på dig tills någon tar det och bytet har godkänts. Det försvinner alltså inte automatiskt från dig i samma stund som du trycker på knappen. Om ingen i ditt team kan ta passet, eller om ditt företag har stängt av möjligheten att ta pass från tavlan, är det din chef som avgör hur passet ska bemannas, inte du.

Knappen visas bara för pass som infaller i dag eller i morgon. För sjukfrånvaro längre fram använder du ledighetssidan, precis som för andra typer av ledighet.

Därför fungerar det annorlunda i Danmark

Om du jobbar i Danmark godkänns ansökningar om kort sjukfrånvaro på fyra dagar eller mindre i samma stund som du skickar in dem. Inget beslut från chefen behövs, vilket motsvarar den lagstadgade perioden då du själv kan intyga att du är sjuk innan arbetsgivaren kan kräva läkarintyg. Formuläret visar direkt om dina datum uppfyller kraven. Allt som är längre, och alla andra typer av ledighet i övriga länder, går fortfarande igenom det vanliga godkännandet av chefen.

Vad ”godkänd” faktiskt innebär

När en ansökan har godkänts, automatiskt eller av en chef, är dagen helt spärrad. Det är ingen mild varning som en chef kan klicka förbi när schemat läggs, utan schemaläggningen nekas. Det är bra att veta om du räknar med att ledigheten ska garantera att du inte blir schemalagd: när den väl är godkänd gäller den.