Fyll veckan automatiskt i helloswap: vad funktionen gör och vad den lämnar åt chefen

Fyll veckan automatiskt utgår från siffrorna du ger den – hur många personer du behöver på varje pass, varje veckodag – och gör ett utkast till schemat där allas timmar vägs mot deras kontrakt. Den publicerar ingenting på egen hand och den fattar inga beslut om bemanning eller kompetenser åt dig. Den fyller passen inom de regler du har satt och ger dig ett utkast att gå igenom innan teamet ser det.

Vad den faktiskt gör

Fyll veckan automatiskt finns bredvid avdelningens namn i Schema och kan användas så länge avdelningens vecka inte är publicerad. Den arbetar med en avdelning i taget. Du anger hur många personer du behöver per pass och veckodag – eller använder "Varje dag" för att sätta alla sju dagar på en gång – bockar ur dem som inte ska räknas med den veckan och klickar på Fyll.

Sedan händer följande:

• Passen delas ut slumpmässigt men rättvist: allas timmar vägs mot kontraktet över de tre föregående veckorna, så den som kommer från en lång vecka får färre pass och den som kommer från en kort vecka får fler.
• Ingen fastnar med samma passtid varenda dag.
• Varje pass som skapas kontrolleras mot arbetstidsreglerna: vila, lagens gränser för veckoarbetstid, lediga dagar, tillgänglighet och godkänd ledighet. De bryts aldrig, utan undantag.
• Utkast till pass som redan ligger i veckan, till exempel ett återkommande veckopass, ligger kvar och räknas in i siffrorna du har angett.
• Om ett pass faktiskt inte kan bemannas lagligt av någon blir det ett ledigt pass i stället för att tvingas på någon.
• Allt den skapar är utkast. Ingenting syns för teamet eller är slutgiltigt förrän du publicerar.

Om någon arbetade mer än sitt kontrakt förra veckan ger funktionen den personen färre pass den här veckan. Den kortar inte ett pass för att få timmarna att gå ihop – ett pass är alltid exakt så långt som sin passmall under Inställningar. Godkänd ledighet räknas också med, så en vecka med semester blir inte i tysthet en vecka där personen "är skyldig" timmar.

Vad den lämnar åt dig

Fördelningen av timmar är en prioritering, inte ett löfte. Om en vecka faktiskt inte går att bemanna på något annat sätt ger funktionen någon fler timmar eller låter någon gå över sitt mål – men först när den har provat alla som fortfarande ligger under sitt. Din uppgift när du har klickat på Fyll är därför att gå igenom utkastet och fråga dig: är resultatet rimligt för just den här veckan? Några saker är värda att kontrollera varje gång:

• Lediga pass som den har skapat. Det är passen som ingen lagligt kunde ta. De kräver ett mänskligt beslut: erbjud dem bredare, justera bemanningsbehovet eller acceptera luckan.
• Personer som har hamnat över sitt kontrakt. Det händer av en anledning (en udda vecka, en helg som hamnar mitt i veckan), men det är värt att veta vem och varför innan du publicerar.
• Kompetenskrav. Om ett pass kräver en kompetens – nyckelansvarig, första hjälpen – följer funktionen det, men det är ditt ansvar att rätt personer har kompetensen registrerad på sin profil.
• Själva bemanningssiffrorna. Funktionen fyller efter de siffror du ger den för veckan. Den säger inte om siffrorna är fel för efterfrågan. Den bedömningen är din.

När du ska använda den, och när du ska låta bli

Fyll veckan automatiskt passar bäst för en vanlig, återkommande vecka där bemanningsbehovet är stabilt – den sortens vecka där du annars av vana skulle dra samma namn till samma pass. För en ovanlig vecka – julrusch, ett enstaka evenemang, en avdelning som medvetet går med färre personer – är det bättre att lägga schemat för hand eller justera siffrorna innan du fyller, eftersom funktionen gör precis det du säger, inte det veckan faktiskt behöver. Och hur du än lägger schemat: använd utkastet som en riktig genomgång. Ingenting går ut förrän du publicerar, så det är din sista chans att fånga ett ledigt pass eller en sned fördelning innan teamet ser det.