Så schemalägger du studenter och deltidsanställda när tillgängligheten ändras varje termin
Studenters och deltidsanställdas tillgänglighet är inte fast – den börjar om från noll varje termin. Här är ett praktiskt system för att samla in, godkänna och lägga schemat utifrån tillgänglighet som ändras fyra gånger om året.
Om en stor del av personalen är studenter eller deltidsanställda som ska få ihop studier, ett extrajobb eller familjeåtaganden som ändras, är deras tillgänglighet inget man ställer in en gång för alla – den kommer tillbaka gång på gång. Behandla den därefter. De arbetsplatser som har problem med schemaläggningen här är de som samlade in tillgängligheten en gång, lade den i en pärm och sedan blev lika överraskade varje september, januari och juni när halva personalstyrkan plötsligt inte längre kan jobba på tisdagar.
Därför fungerar inte de flesta sätt att lägga schema
De flesta vanor kring schemaläggning utgår från att tillgänglighet är ett fast faktum om en person, som bestäms vid anställningen och sällan rörs igen. Det fungerar bra för heltidsanställd personal som inte ändras särskilt mycket från termin till termin. Med studenter faller det, eftersom:
- Schemat för föreläsningar och lektioner brukar bli klart bara en eller två veckor innan terminen börjar, inte flera månader i förväg.
- Tillgängligheten kan ändras helt – någon som jobbade vardagsförmiddagar kan nästa termin bara kunna jobba vardagskvällar.
- Folk glömmer att säga till. De tror att du ”löser det” eller nämner det i förbifarten, och sedan kommer det aldrig in i det riktiga schemat.
- Tentaperioder och terminens första och sista vecka kräver ofta en separat, tillfällig tillgänglighet utöver det vanliga mönstret.
Om ditt system behandlar tillgänglighet som något permanent bygger du scheman på uppgifter som redan är fel, och sedan får du släcka bränder med passbyten och sjukanmälningar som egentligen gick att förutse.
Ett system som nollställs enligt plan, inte av en slump
I stället för att vänta tills tillgängligheten blivit inaktuell och sedan stressa, lägg in uppdateringen i kalendern på samma sätt som du lägger in lönekörning eller inventering.
- Bestäm fasta datum för ny insamling. Två till tre veckor innan varje termin börjar skickar du en förfrågan till alla studenter och deltidsanställda om att bekräfta eller uppdatera sin tillgänglighet. Vänta inte på att de ska komma till dig.
- Sätt en tydlig deadline med en konsekvens. Om tillgängligheten inte har lämnats in till ett visst datum utgår du från förra terminens tider, eller lägger inga nya pass förrän den har kommit in. Det är otydligheten som skapar stressen i sista minuten.
- Skilj på ”ordinarie tillgänglighet” och ”undantag”. En students mönster för hela terminen är en sak; en enstaka ledig vecka för tentor eller ett familjeevenemang är en annan. Blandar du ihop dem blir båda svårare att hålla koll på och lättare att tappa bort.
- Lägg nästa schema först när tillgängligheten är låst. Om du publicerar pass innan tillgängligheten är bekräftad får du garanterat göra om arbetet – du kommer att skicka ut förfrågningar om passbyten för misstag du själv har gjort.
- Spara en kort historik. När du vet hur förra terminens mönster såg ut är det lättare att märka att ”något inte stämmer” när en ny inlämning inte alls liknar den, och det är en bra påminnelse om att stämma av snabbt i stället för att bara godta den utan att titta.
Gör själva insamlingen enkel
Metoden spelar mindre roll än att man är konsekvent, men några saker gör det mindre jobbigt:
- Använd ett kort, strukturerat formulär i stället för ett meddelande i gruppchatten – tillgänglighet i fritext i en tråd försvinner och är svår att hitta tillbaka till senare.
- Be om tillgänglighet per dag och tidsblock, inte vaga svar som ”förmiddagar brukar gå bra”.
- Om någon har ett verkligt oregelbundet schema (växlande lektionstider, ett oförutsägbart extrajobb), be personen att uppdatera varannan vecka i stället för att tvinga fram ett åtagande för hela terminen som ändå inte håller.
- Spara den på ett ställe där alla chefer som lägger schemat kan se den – inte i en persons inkorg eller huvud.
Det är också här det hjälper att ha tillgängligheten på samma ställe som själva schemat – i helloswap kan medarbetarna uppdatera sin egen tillgänglighet och cheferna lägga schemat direkt utifrån den, så att du slipper stämma av ett kalkylark mot en tråd med sms. Men det är den grundläggande disciplinen – att nollställa enligt ett fast schema, låsa tillgängligheten innan du lägger passen och skilja undantag från det ordinarie mönstret – som faktiskt förhindrar kaoset vid terminsstart, oavsett vilket verktyg du använder för att hålla koll på den.