Bemanningsbehov och kompetenser i helloswap: bestäm vem och hur många varje pass kräver

Bemanningsbehovet är målet du sätter för varje avdelning: hur många personer ett visst pass kräver varje veckodag, och om du vill, att en av dem måste ha en viss kompetens. Det blockerar ingenting i sig. Det finns där för att visa dig, och varna dig, när schemat inte stämmer med det du har bett om.

Ställ in målet

Du ställer in bemanningsbehovet per avdelning med knappen ”Bemanningsbehov” i schemat, och funktionen finns i alla abonnemang, inte bara de högre nivåerna. För varje pass och veckodag anger du hur många som behövs, och du kan också kräva att en av dem har en viss kompetens, till exempel minst en nyckelansvarig på stängningspasset varje dag.

Varje avdelning har sina egna siffror, och det spelar roll så fort du har mer än en avdelning: en kafédisk och ett kök kan behöva helt olika antal personer under samma tid, och det är just därför du ställer in dem var för sig.

Några saker att tänka på när du ställer in dem:

• Bara de som faktiskt kommer att jobba passet räknas. Ett öppet pass räknas som ingen än, och det gör även den som har fått ledigt beviljat den dagen.
• Målet är en jämförelse, inte ett hinder. Du kan fortfarande publicera ett schema med för lite personal; helloswap flaggar det bara i stället för att stoppa dig.
• Om du använder Autofyll vecka (Growth och uppåt) och kryssar i ”Spara de här siffrorna som bemanningsbehov” när du kör den, sparas siffrorna du just angett som avdelningens bemanningsbehov, så att de redan är ifyllda nästa gång. Bocka ur rutan för en enstaka, ovanlig vecka så att dina vanliga siffror inte skrivs över.

Läs raden Bemanning

När bemanningsbehovet är inställt visas en rad, Bemanning, under varje avdelning i schemat. Den jämför antalet schemalagda med antalet som behövs för varje dag och är färgkodad:

• Grön: dagens behov är uppfyllt.
• Gul: ett pass har för lite personal, saknar någon med den kompetens som krävs, eller både och.
• Grå: fler är schemalagda än behovet kräver.

Det här är det snabbaste sättet att gå igenom en vecka och hitta de dagar som behöver åtgärdas, även i ett utkast innan du publicerar det, och det är särskilt användbart direkt efter en större schemaändring eller en import. Samma underbemanning syns också under Godkännanden: om ett godkänt passbyte eller en beviljad ledighet skulle lämna ett pass underbemannat ser du varningen där också, innan du bekräftar.

Lägg upp kompetenser

Kompetenser hör till personen, inte till passmallen. Öppna en persons profil från Personer eller personallistan och lägg till det som personen är godkänd för: nyckelansvarig, första hjälpen, bartender, eller vad som nu gäller i er verksamhet. Om du skriver in en kompetens som inte finns än skapas den direkt, så du behöver inte lägga upp någon lista med kompetenser i förväg.

En administratör i företaget eller personens egen chef kan ange vilka kompetenser någon har, så att det ligger hos den som faktiskt vet vem som är behörig till vad.

När en kompetens finns kan du kräva den på ett pass direkt i passdialogen med ”Kräver kompetens”. Det får en verklig följd utöver att raden Bemanning blir gul: ett pass som är markerat så kan bara tilldelas, eller tas från bytestavlan av, någon som faktiskt har kompetensen. Använd det därför medvetet och inte överallt. Markera att ett pass kräver en kompetens bara när bemanningen verkligen hänger på det (någon med giltig utbildning i första hjälpen på plats, en nyckelansvarig som öppnar eller stänger), inte som en allmän önskan, eftersom det begränsar vilka som någonsin kan fylla eller ta passet.

Ett misstag att undvika

Räkna inte med att bemanningsbehovet fångar upp varje lucka automatiskt. Det jämför bara mot de siffror du har angett, så en avdelning utan inställt bemanningsbehov blir aldrig gul, även om den är kraftigt underbemannad. Ställ in siffrorna för varje avdelning du faktiskt vill få varningar för, och se över dem när det vanliga antalet personal på en avdelning ändras, eftersom ingenting påminner dig om att uppdatera dem.