Reservlistan i helloswap: fler timmar utan att ständigt jaga lediga pass i schemat

Reservlistan i helloswap är ett sätt för medarbetare som vill jobba fler timmar att automatiskt få besked om lediga pass, i stället för att gå in på bytestavlan gång på gång i hopp om att något ska dyka upp. Om ditt företag har slagit på funktionen sätter du upp dig på listan med reglaget högst upp på bytestavlan, och från och med då får du ett meddelande varje gång det publiceras ett ledigt pass som du faktiskt skulle kunna ta.

Vem får besked, och om vad

Att stå på reservlistan betyder inte att du får höra om varje ledigt pass i hela företaget. Urvalet begränsas till pass som är rimliga för just dig:

• Passet måste vara på din avdelning.
• Det måste ligga på en dag då du inte redan jobbar.
• Det måste ligga på en dag då du inte har beviljad ledighet.

När ett pass som uppfyller alla tre villkoren publiceras får du ett meddelande. Därefter är passet ditt så fort du tar det på bytestavlan. Det finns inget godkännandesteg där du väntar på en chef, eftersom ett ledigt pass (ett pass som aldrig har haft någon tilldelad) redan står fritt för alla som uppfyller villkoren att ta.

Om ditt företag också har slagit på förtur visas ett pass som just blivit ledigt bara för dem på reservlistan under de första 24 timmarna. Efter det öppnas det för alla andra på bytestavlan. I praktiken betyder det att reservlistan med förtur ger dig ett försprång, inte ensamrätt: om du inte agerar under det första dygnet kan du inte längre ta passet före alla andra.

När det lönar sig att använda den

För medarbetare är reservlistan mest meningsfull om du verkligen vill ha fler pass och inte vill vara beroende av att komma ihåg att titta på tavlan. Är du nöjd med de timmar du har gör den ingen nytta för dig. Du får bara meddelanden om pass du inte vill ha, och det är precis den situation som slutar med att man struntar i alla aviseringar, även de som är viktiga.

För chefer är reservlistan användbar när du har en grupp medarbetare som har sagt att de vill jobba mer, men luckorna i bemanningen brukar dyka upp vid udda tidpunkter och du inte vill vara den som för hand matchar folk mot pass. Den fungerar tillsammans med tavlan för lediga pass i stället för att ersätta den. Den lägger bara till en pushavisering för dem som har bett om att få stå först i kön.

Ett misstag att undvika

Reservlistan visar bara pass på din egen avdelning. Om någon vill ha fler timmar och deras avdelning sällan har lediga pass löser det inte saken att sätta dem på reservlistan. De kommer att vänta på aviseringar som aldrig kommer. Det är värt att ta reda på var luckorna faktiskt finns innan man ser reservlistan som svaret på ”jag vill jobba fler timmar”. Den fångar också bara upp pass som går via tavlan för lediga pass. Den omfattar inte pass som en kollega erbjuder en namngiven person direkt, eftersom de följer ett separat flöde där den ena skickar en förfrågan och den andra tackar ja.

Eftersom man kan lämna listan när som helst finns det inte mycket att förlora på att testa. Den som vill ha fler timmar den här terminen men inte nästa kan stänga av funktionen utan att något annat i schemat påverkas. Det viktigaste är att inställningen stämmer med vad personen faktiskt vill: reservlistan fungerar bra för dem som aktivt söker fler timmar och dåligt som standardval för alla.