Personal som inte dyker upp? Så får du påminnelser om arbetspass som faktiskt fungerar

Att personal inte dyker upp till sina pass beror oftast inte på dåliga anställda. Det beror på påminnelsesystem som förutsätter att folk kollar ett utskrivet schema eller en gruppchatt flera dagar i förväg. Det gör de inte. Vill du att färre ska utebli från sina pass bör du se över påminnelsernas tidpunkt, kanal och innehåll innan du börjar skylla på dem som får dem.

Varför påminnelserna inte fungerar till att börja med

Ett schema som sätts upp en gång i veckan klarar inte verkligheten. Folk glömmer, byter pass sinsemellan utan att det registreras, tappar bort sig i vilken vecka det är eller såg helt enkelt aldrig ändringen, eftersom den hamnade i en gruppchatt med 40 olästa meddelanden. Några vanliga svaga punkter:

• Påminnelsen kommer för tidigt (tre dagar innan), läggs undan i huvudet och glöms sedan bort.
• Den kommer via en kanal som den anställda inte faktiskt kollar – en anslagstavla, ett mejl som ingen öppnar, en chattapp som används till allt möjligt annat också.
• Den visar fel pass, eftersom någon har bytt och ändringen aldrig nådde påminnelsesystemet.
• Den ser likadan ut varje gång, så folk slutar läsa den ordentligt.

Stämmer något av det här in på er arbetsplats har du inget disciplinproblem – du har ett synlighetsproblem.

Ett påminnelseschema som faktiskt minskar antalet uteblivna pass

Se påminnelserna som en serie, inte som en enskild händelse. En avisering en vecka i förväg är planeringsinformation, inte en påminnelse. De påminnelser som påverkar beteendet kommer närmare passets början:

1. En vecka innan: bekräftar att passet finns och låter folk flagga en krock tidigt, medan det fortfarande finns tid att lösa den.
2. 24 timmar innan: den egentliga påminnelsen. De flesta planerar nästa dag kvällen innan – det är då den når fram.
3. 2–3 timmar innan: en kort knuff, särskilt användbar vid tidiga morgonpass, delade pass eller för den som lätt försover sig.

Varje påminnelse ska ange datum, starttid och plats eller avdelning – och inget annat som skymmer det viktigaste. Måste man skrolla eller klicka sig vidare för att hitta själva tiden har du förlorat halva värdet.

Välj den kanal som personalen faktiskt använder

Sms och pushnotiser läses inom några minuter. Mejl läses inom några dagar, om alls. Utskrivna scheman läses en gång, i början av veckan, och sedan aldrig igen. Har ditt team mobilen i handen hela tiden – vilket de flesta som jobbar skift har – fungerar pushnotiser kopplade till en schemaapp bättre än allt annat, eftersom påminnelsen hör ihop med själva passet och inte med en kopia av det som kan bli inaktuell.

Det här betyder mer än det låter som: en påminnelse är bara till nytta om den stämmer med det aktuella passet. Om någon tar ett ledigt pass eller byter med en kollega på tisdagen blir en påminnelse som skapats utifrån måndagens schema direkt felaktig. Det är ett av skälen till att verktyg som helloswap kopplar påminnelserna direkt till det aktuella schemat och till varje persons egen kalender – när ett passbyte godkänns uppdateras påminnelsen samtidigt, i stället för att påminna någon om ett pass som hen inte längre har.

Förebygg de förutsägbara ursäkterna

Vissa uteblivna pass går att förebygga med rutiner, inte bara med påminnelser:

• Låt folk flagga en krock så fort ett pass publiceras, inte kvällen innan.
• Gör det så enkelt att byta pass att den som har ett verkligt problem byter bort passet i stället för att strunta i det.
• Håll koll på vem som uteblir och när – ett mönster (alltid måndagsmorgnar, alltid efter en sen lördag) säger mer än en enskild händelse.
• Följ upp ett uteblivet pass samma dag, inte en vecka senare när sammanhanget är borta.

Påminnelser hjälper mot glömska. De hjälper inte mot någon som aldrig tänkt dyka upp. Att skilja på de två orsakerna är skillnaden mellan att justera schemaläggningen och att ta ett samtal som chef.