Teamet har vuxit ur kalkylarket – det här ska du automatisera först
När schemaläggningen för hand börjar fallera ska du inte automatisera allt på en gång. Lös flaskhalsen med godkännanden först, sedan ledigheterna och därefter upprepade veckoscheman – i den ordningen.
Någonstans mellan 15 och 25 anställda slutar schemaläggning för hand att vara ett tråkigt måste och blir i stället en risk. Kalkylarket eller pappersschemat som fungerade utmärkt med 8 personer har nu krockande versioner, ledighetsansökningar som faller mellan stolarna och en chef som lägger en timme om dagen bara på att svara på sms som ”jobbar jag på lördag?”. Den första impulsen är att automatisera allt på en gång. Gör inte det. Ta först itu med det som faktiskt kostar dig flest timmar och arbeta dig sedan nedåt i listan.
Tecknen på att du har vuxit ur schemaläggning för hand
Du behöver ingen gräns för antalet anställda för att veta att det är dags. Håll i stället utkik efter det här:
- Du får samma schemafråga (vem jobbar, kan jag byta pass, är min ledighet godkänd) mer än fem gånger i veckan via sms eller öga mot öga
- Två versioner av schemat har funnits samtidigt, och någon har jobbat fel pass på grund av det
- Du har råkat lägga in någon på ett pass trots att personen har godkänd ledighet
- Det tar mer än 30 minuter att lägga nästa veckas schema eftersom du kopierar förra veckan och justerar för hand
- Ett passbyte krävde mer än ett samtal för att reda ut eftersom ingen kom ihåg att säga till chefen
Om två eller fler av de här sakerna händer varje vecka kommer det manuella systemet inte att bli bättre av sig självt – det blir sämre i takt med att personalstyrkan växer, eftersom samordningen växer snabbare än teamet.
Automatisera i den här ordningen
Allt behöver inte automatiseras från första dagen. Prioritera efter hur mycket av chefens tid det äter upp i dag, inte efter hur modernt det låter.
Godkännanden och förfrågningar. Om du godkänner ledigheter och passbyten via sms eller med ett muntligt ”ja, det går bra” är det här det som kostar dig mest, och det är också det som är enklast att åtgärda. En gemensam inkorg där förfrågningarna hamnar, godkänns eller avslås och automatiskt uppdaterar schemat tar bort den enskilt största orsaken till dubbelbokningar.
Spärr för ledighet. När en ledighet väl är godkänd ska det vara omöjligt att av misstag schemalägga personen på ett pass. Det här är det manuella misstag som ställer till mest skada i verkligheten – någon dyker upp trots att hen har semester, eller dyker inte upp och du upptäcker det för sent. Det här ska ske automatiskt, inte med en post-it-lapp på skärmen.
Upprepade veckoscheman. De flesta verksamheter med skiftarbete kör samma grundmönster de flesta veckor, med små undantag. Om du bygger upp schemat från grunden varje vecka gör du om ett arbete som till 80 % är identiskt. Skapa en mall en gång, upprepa den framåt och ändra bara undantagen.
Bemanning av lediga pass. När de tre första punkterna sitter ordentligt kan du automatisera hur obemannade pass fylls – lägg upp dem på en tavla där de anställda kan ta dem via mobilen, i stället för att du ringer dig igenom en lista.
Vänta med att automatisera det här
Hoppa över rapporter för flera avdelningar, detaljerade granskningsloggar och avancerade övertidsprognoser tills grunderna sitter. De är viktiga, men de löser problem som du ännu inte har i liten skala, och att ta dem först gör allt mer komplicerat innan du har fått utdelning av att ha löst godkännanden och ledigheter. Automatisering som ingen behöver ännu blir bara ännu en inställning som någon måste lära sig och sedan struntar i.
Mönstret gäller oavsett vilket verktyg du använder: åtgärda först det som äter upp flest timmar för chefen, sätt sedan stopp för det som orsakar de dyraste misstagen och gå först därefter vidare till bekvämlighetsfunktionerna. helloswaps inkorg för godkännanden och verktyg för upprepade veckoscheman byggdes kring just den ordningen av precis det skälet – de flesta team behöver stoppa blödningen innan de behöver putsa på detaljerna.