Räkna på lönekostnaden innan du publicerar schemat, inte efteråt
Lönekostnaden är lättast att justera innan veckan drar igång. Så bygger du in en snabb kostnadskontroll när du lägger schemat, avdelning för avdelning.
De flesta chefer upptäcker att lönekostnaden blev för hög först när lönerapporten kommer, en eller två veckor efter att schemat redan har gått. Då återstår bara att dra ner på timmarna nästa vecka eller att ta smällen för överskridandet. Lösningen är enkel: titta på den beräknade lönekostnaden per avdelning medan du fortfarande lägger schemat, innan du publicerar det, när du fortfarande kan flytta ett pass i stället för att behöva be om ursäkt för det.
Därför fångar det sådant som en veckorapport missar
En lönerapport visar vad som har hänt. En kostnadskontroll per avdelning när du lägger schemat visar vad som är på väg att hända, medan du fortfarande kan ändra det. Skillnaden spelar roll eftersom problem med lönekostnaden nästan alltid är lokala, till en avdelning, en dag eller ibland ett enda pass, och de försvinner i en totalsumma för hela företaget tills det är för sent att göra något.
Vanliga mönster som den här kontrollen fångar:
- En avdelning har schemalagt tre personer på stängningen en kväll som brukar vara lugn, eftersom den som lade den delen av schemat kopierade förra veckans pass utan att kontrollera.
- Övertid som i det tysta byggs upp hos en eller två medarbetare, eftersom de har tagit extra pass på olika avdelningar utan att någon har stämt av helheten.
- En avdelnings fördelning av timlöner har förändrats (fler erfarna medarbetare, färre juniora) utan att någon har märkt hur det påverkar kostnaden.
- En chef som täcker upp för personalbrist med övertid i stället för att kalla in någon till ordinarie timlön.
Inget av detta syns som en varningsflagga på ett enskilt pass. Det syns som en siffra som är högre än väntat när du summerar en avdelnings vecka.
Så gör du det till en rutin
Du behöver ingen ekonomibakgrund för att göra det här bra. Det du behöver är en vana och en siffra att jämföra med.
- Sätt en veckobudget för lönekostnaden per avdelning, inte bara en för hela företaget. Ett kafé och dess kök har olika kostnadsstruktur, och en enda gemensam siffra döljer vilken av dem som faktiskt ligger över.
- Räkna ut den beräknade kostnaden medan du lägger schemat, inte efteråt. Om du schemalägger för hand, för en löpande summa per avdelning allteftersom du lägger in passen: timmar gånger timlön, avdelning för avdelning.
- Jämför med budgeten innan du publicerar, inte när veckan redan har börjat. Det här är steget som de flesta hoppar över, oftast för att det innebär att gå tillbaka och göra om ett eller två pass. Det känns som extrajobb just då, men det är betydligt mindre jobb än att förklara ett överskridande i efterhand.
- Bevaka timlönen, inte bara timmarna. En avdelning kan hålla sitt timmål och ändå spräcka budgeten om timmarna hamnar på medarbetare med högre lön. Kontrollera båda.
- Titta på var avvikelsen sitter, inte bara på totalen. Om en avdelning ligger över, ta reda på vilka dagar eller pass som driver upp kostnaden i stället för att skära lika mycket i timmarna över hela veckan. Oftast står ett eller två pass för större delen av överskridandet.
Vad du gör när en avdelning ligger över budget
Innan du publicerar har du verkliga alternativ som försvinner när veckan väl har börjat:
- Byt ut ett pass för en erfaren medarbetare mot en junior medarbetare en lugnare dag, om kompetensen tillåter det.
- Flytta ett pass från en överbemannad dag till en dag där det finns öppna pass att fylla på annat håll.
- Korta ett pass med en timme i stället för att stryka det helt.
- Kontrollera om passet verkligen behöver den bemanning det har fått. Ibland är budgetproblemet egentligen ett problem med hur bemanningsbehovet är satt.
Använder du ett schemaläggningsverktyg är det värt att be om just det här: en kostnadsuppskattning per avdelning som uppdateras medan du lägger veckan och som visas innan du trycker på publicera. helloswap visar detta i schemaverktyget av precis det skälet: att upptäcka det före publicering är ett annat och billigare problem än att upptäcka det efteråt. Men redan en enkel kolumn i ett kalkylark som räknar om medan du skriver tar dig större delen av vägen. Vanan betyder mer än verktyget.