Så tar du ett öppet pass eller ett pass som en kollega erbjuder i helloswap

Om du vill ha fler timmar eller bara hjälpa en kollega är det på Bytestavlan du gör det. Där ligger både öppna pass och pass som en kollega har erbjudit teamet, under ”För dig”. De syns också som markerade pass i Teamschemat. Men det är inte samma sak. Ett öppet pass är ditt i samma stund som du tar det. Ett pass som någon annan erbjuder är däremot en förfrågan som fortfarande måste godkännas av en chef. Undantaget är om ditt företag har slagit på automatiskt godkännande. Då kan ett passbyte som ni är överens om gå igenom direkt, så länge det inte bryter mot någon regel, inte ger någon varning och inte lämnar något pass underbemannat.

Öppet pass eller erbjudet pass: håll koll på vilket du tittar på

Ett öppet pass är ett pass som aldrig har haft någon schemalagd på sig. Alla som är behöriga på avdelningen kan ta det. Om ingen arbetstidsregel stoppar det blir passet ditt så fort du tar det på Bytestavlan. Det finns inget godkännandesteg och ingen väntan.

Ett pass som en kollega erbjuder fungerar annorlunda. Någon är redan schemalagd på det och lämnar över det, antingen till dig personligen eller till hela teamet. När du tar det skickar du en förfrågan. Först måste den andra personen acceptera den, och sedan måste en chef eller företagsadministratör godkänna den innan passet faktiskt ligger i ditt schema (om inte automatiskt godkännande gäller, som ovan). Räkna inte med att passet är klart innan godkännandet har kommit. Fortsätt hålla koll på dina pass i stället för att utgå från att allt är ordnat.

Om du själv redan jobbar den dagen har du ett annat alternativ än att bara ta passet. Du kan erbjuda ditt eget pass i utbyte i stället för att bara ta över kollegans.

Därför kanske du inte får passet

Även ett öppet pass som ser ledigt ut kan stoppas av en arbetstidsregel. Systemet kontrollerar det automatiskt. Vissa regler är absoluta spärrar som ingen kan åsidosätta, inte ens en chef:

• För kort vila sedan ditt senaste pass (11 timmar i de flesta länder)
• Ett andra pass samma dag
• Beviljad ledighet den dagen
• En kompetens som passet kräver men som du inte är godkänd för

Om passet spärras står det i felmeddelandet vilken regel det gäller. Då vet du direkt om det handlar om viloregler, en krock i schemat eller en kompetens som saknas, och behöver inte gissa.

Läs av passet innan du gör något

Innan du tar ett pass, titta efter markeringarna som visar hur det ligger till:

• En färgad ram betyder att ett byte redan pågår för passet. Det kan vara öppet och inte taget än, vänta på någons svar eller redan vara överenskommet och ligga hos en chef för godkännande.
• En liten etikett under ett pass (till exempel ”Zahra · väntar på svar” eller ”På Bytestavlan”) visar exakt vem bytet gäller och hur långt det har kommit.
• En tydlig knapp med färgtoning och texten ”Ta passet” eller ”Begär byte” i ditt eget Teamschema är något du kan agera på direkt.

Du kan inte starta ett andra byte på ett pass där ett byte redan pågår. Etiketten eller ramen är din signal att vänta i stället för att försöka igen. När ett byte har avböjts eller dragits tillbaka kommer den vanliga Byt-knappen tillbaka, och passet går att byta igen.

Ett misstag som är värt att undvika

Den vanligaste förväxlingen är att behandla ett erbjudet pass som ett öppet pass och tro att det är ditt så fort du har tryckt på knappen. Om passet var någons schemalagda pass och inte ett pass som var öppet från början, är det inte klart förrän den andra personen har accepterat och din chef har godkänt (eller automatiskt godkännande slår till). Kolla först vilken sorts pass du tittar på och agera sedan efter det. Ta öppna pass utan tvekan, men vänta tills erbjudna pass har blivit godkända innan du räknar med dem.