Käsin tehty vuorolista alkaa käydä raskaaksi? Automatisoi ensin nämä neljä asiaa
Kun taulukko ja ryhmäkeskustelu eivät enää riitä, älä automatisoi kaikkea kerralla. Tässä järjestys, joka oikeasti vähentää työtä, ja ensimmäisenä ovat vuoronvaihdot.
Kasvava vuorotyötiimi tulee jossain vaiheessa rajapyykille: taulukko periaatteessa vielä toimii, mutta sen ylläpitoon kuluu joltakulta kaksi tuntia viikossa, ja vajaat vuorot huomataan tuurilla eikä järjestelmällisesti. Ensimmäinen ajatus on hankkia "vuorosuunnitteluohjelma" ja automatisoida kaikki kerralla. Se on virhe. Osan vuorosuunnittelusta voi aivan hyvin tehdä käsin vielä jonkin aikaa, kun taas toiset osat vievät huomaamatta tunteja joka ikinen viikko. Automatisoi siinä järjestyksessä, jossa ongelmat tulevat vastaan, äläkä siinä järjestyksessä, jossa tuote-esittely näyttää ominaisuudet.
Mistä tiedät, että käsin tekeminen ei enää riitä
Muutama konkreettinen merkki pelkän epämääräisen tunteen sijaan:
- Teet vuorolistan joka viikko alusta asti sen sijaan, että toistaisit valmista pohjaa, koska taulukko ei muista, mikä toimi viimeksi.
- Vuoronvaihtopyyntöjä tulee tekstiviestillä, yksityisviestillä ja suullisesti, ja olet vahingossa hyväksynyt saman vuoron kahteen kertaan.
- Vapaat hyväksytään eri paikassa kuin missä vuorolista on, joten olet laittanut vuoroon jonkun, jolle on jo hyväksytty vapaa.
- Teillä on useampi osasto tai toimipiste, ja ylläpidät erillisiä taulukoita, joiden tiedot eivät liiku toisiinsa.
- Kukaan ei pysty kaivelematta kertomaan, kuka oli töissä viime torstaina tai kuka hyväksyi muutoksen.
Jos kaksi tai useampi näistä pitää paikkansa, käsin tehty vuorosuunnittelu ei petä siksi, että teet sen väärin. Se pettää, koska sitä ei alun perinkään tehty kestämään enempää kuin kourallista ihmisiä yhdessä tiimissä.
Järjestys, joka oikeasti säästää aikaa
Vuoronvaihdot ja tuuraajien etsiminen. Tätä työtä esihenkilö tekee useimmin, ja se tuottaa vähiten lisäarvoa. Jokainen sairastumisilmoitus, jokainen "voisiko joku tuurata mun lauantain" ja jokainen tuplasti sovittu vuoronvaihto vie aikaa, ja niitä tulee jatkuvasti. Kun tämä automatisoidaan niin, että työntekijä voi tarjota vuoroaan nimetylle henkilölle tai koko tiimille ja ainoa käsin tehtävä vaihe on esihenkilön hyväksyntä, toistuvin tehtävä poistuu ensimmäisenä.
Vapaapyynnöt suoraan kytkettynä vuorolistaan. Kun vapaa on hyväksytty, sen pitäisi automaattisesti estää henkilön laittaminen vuoroon. Juuri vapaalistan ja vuorolistan käsin vertailusta päällekkäisyydet syntyvät, ja tilanne vain pahenee henkilöstön kasvaessa.
Toistettava vuorolistapohja. Useimmissa vuorotyöpaikoissa pyörii useimpina viikkoina sama perusrunko pienin poikkeuksin. Kun viikon voi rakentaa kerran ja toistaa sitä eteenpäin, listaa ei enää rakenneta tyhjästä, vaan muokataan poikkeuksia, ja se on aivan eri ja paljon pienempi työ.
Muutoshistoria ja hyväksyntäjono. Kun vaihdot ja vapaat kulkevat tekstiviestien sijaan järjestelmän kautta, tarvitset yhden paikan, josta näet, mikä muuttui ja kuka muutoksen hyväksyi. Tämä on tärkeintä silloin, kun jokin menee pieleen ja tapahtumat pitää selvittää jälkikäteen, ei tavallisina viikkoina.
Mihin ei kannata vielä koskea
Älä kiirehdi automatisoimaan itse vuorojen jakamista (kuka tekee minkäkin vuoron), jos tiimisi on niin pieni, että esihenkilö pystyy yhä tekemään nopeasti hyviä harkintaan perustuvia ratkaisuja. Algoritminen automaattinen vuorojako ratkaisee ongelman, jota sinulla ei ehkä vielä ole, ja se tuo mukaan uuden kerroksen, johon sinun täytyy luottaa ja jota sinun täytyy tarkistaa. Älä myöskään vaivaudu monimutkaisiin raportointi- tai ennustetyökaluihin ennen kuin perusasiat eli vaihdot, vapaat ja toistettavat vuorolistat ovat kunnossa. Huteran prosessin raportointi tuottaa vain huteria lukuja entistä nopeammin.
Käytännön testi: automatisoi se, mikä tällä hetkellä keskeyttää päiväsi eniten. Lähes jokaisella taulukosta ulos kasvavalla tiimillä se on vuoronvaihdot ja vajaat vuorot, ei itse vuorolista.