Taulukko ei enää riitä tiimillesi: tämä kannattaa automatisoida ensin

Jossain 15 ja 25 työntekijän välillä käsin tehty vuorosuunnittelu lakkaa olemasta pelkkä riesa ja muuttuu riskiksi. Taulukossa tai paperilla oleva työvuorolista, joka toimi mainiosti kahdeksan hengen porukalla, kärsii nyt versiosekaannuksista ja unohtuneista vapaatoiveista, ja esihenkilö käyttää tunnin päivässä pelkästään ”olenko lauantaina töissä?” -viesteihin vastaamiseen. Ensimmäinen vaisto on automatisoida kaikki kerralla. Älä tee niin. Korjaa ensin se, mikä oikeasti vie sinulta eniten tunteja, ja etene sitten listaa alaspäin.

Näistä tunnistat, että käsin tehty vuorosuunnittelu ei enää riitä

Et tarvitse mitään henkilömäärärajaa tietääksesi, että aika on tullut. Seuraa sen sijaan näitä merkkejä:

• Samaa vuoroihin liittyvää kysymystä (kuka on töissä, voinko vaihtaa vuoroa, onko vapaani hyväksytty) kysytään sinulta tekstiviestillä tai kasvotusten useammin kuin viisi kertaa viikossa
• Työvuorolistasta on ollut kaksi versiota yhtä aikaa, ja joku on sen takia tehnyt väärän vuoron
• Olet merkinnyt jonkun vuoroon, vaikka hänellä oli hyväksytty vapaa
• Seuraavan viikon listan tekemiseen menee yli 30 minuuttia, koska kopioit edellisen viikon ja muokkaat sitä käsin
• Vuoronvaihdon selvittämiseen tarvittiin useampi keskustelu, koska kukaan ei muistanut kertoa siitä esihenkilölle

Jos kaksi tai useampi näistä toistuu viikoittain, käsin pyöritetty järjestelmä ei parane itsestään. Se päinvastoin pahenee henkilöstön kasvaessa, koska koordinointiin kuluva työ kasvaa nopeammin kuin tiimi.

Automatisoi tässä järjestyksessä

Kaikkea ei kannata automatisoida heti ensimmäisenä päivänä. Priorisoi sen mukaan, kuinka paljon esihenkilön aikaa asia tällä hetkellä vie, älä sen mukaan, kuinka modernilta se kuulostaa.

1. Hyväksynnät ja pyynnöt. Jos hyväksyt vapaat ja vuoronvaihdot tekstiviesteillä tai suullisella ”joo, käy”, tämä tulee sinulle kalleimmaksi ja on samalla helpoin korjata. Yksi yhteinen laatikko, johon pyynnöt saapuvat, jossa ne hyväksytään tai hylätään ja josta ne päivittyvät automaattisesti työvuorolistaan, poistaa suurimman yksittäisen syyn päällekkäisiin varauksiin.

2. Vapaiden lukitseminen. Kun vapaa on hyväksytty, henkilöä ei pitäisi pystyä vahingossa merkitsemään vuoroon. Tämä on se yksittäinen käsin tehty virhe, joka aiheuttaa eniten todellista vahinkoa: joku tulee töihin kesken lomansa, tai ei tule, ja huomaat sen liian myöhään. Tämän pitää hoitua automaattisesti, ei näytön reunaan liimatun muistilapun varassa.

3. Toistuvat viikkopohjat. Useimmissa vuorotyöpaikoissa sama perusrunko toistuu useimpina viikkoina pienin poikkeuksin. Jos rakennat työvuorolistan joka viikko alusta, teet uudelleen työtä, josta 80 prosenttia on täsmälleen samaa. Tee pohja kerran, toista sitä eteenpäin ja koske vain poikkeuksiin.

4. Avointen vuorojen täyttäminen. Kun kolme edellistä toimivat kunnolla, automatisoi se, miten miehittämättömät vuorot saadaan täytettyä: julkaise ne taululle, josta työntekijät voivat napata ne puhelimellaan, sen sijaan että soittelet itse listaa läpi.

Mitä ei vielä kannata automatisoida

Jätä usean osaston raportointi, yksityiskohtaiset muutoslokit ja edistyneet ylityöennusteet odottamaan, kunnes perusasiat ovat kunnossa. Niillä on merkitystä, mutta ne ratkaisevat ongelmia, joita pienessä mittakaavassa ei vielä ole, ja jos otat ne käyttöön heti alkuun, lisäät monimutkaisuutta ennen kuin olet saanut hyödyn hyväksyntöjen ja vapaiden kuntoon laittamisesta. Automaatio, jota kukaan ei vielä tarvitse, on vain yksi asetus lisää, joka jonkun pitää opetella ja jättää sitten huomiotta.

Sama periaate pätee työkalusta riippumatta: korjaa ensin se, mikä vie eniten esihenkilön tunteja, laita toisena kuriin se, mikä aiheuttaa kalleimmat virheet, ja siirry vasta sitten mukavuusominaisuuksiin. helloswapin hyväksyntälaatikko ja viikkopohjien toistotyökalu on rakennettu juuri tähän järjestykseen juuri tästä syystä: useimpien tiimien täytyy ensin tyrehdyttää verenvuoto, ennen kuin viimeistelyllä on väliä.