Työvuorolistat osastoittain ilman, että tiimi hajoaa

Kun yrityksessä on enemmän kuin yksi selvästi erillinen tiimi (sali ja keittiö, myymälä ja varasto, päivä- ja yövuoro, varasto ja jakelu), osastoittaisesta vuorosuunnittelusta tulee mukavan lisän sijaan ainoa tapa välttää jatkuvia virheitä. Perusajatus on yksinkertainen: jokaisella osastolla on oma työvuorolistansa omine sääntöineen, työntekijöineen ja vuororytmeineen, mutta esihenkilö tai omistaja näkee silti kaiken yhdestä paikasta.

Miksi osastot tarvitsevat omat työvuorolistat

Eri osastot toimivat harvoin samalla logiikalla. Keittiössä voidaan tarvita tiiviitä, osittain päällekkäisiä vuoroja ruoka-aikojen ympärille. Myymälässä taas voidaan tarvita tasainen miehitys koko aukioloajan, ja yksi työntekijä hoitaa sulkemisen. Varastossa voi olla kaksi kiinteää vuoroa, jotka tuskin vaihtelevat viikosta toiseen.

Kun kaikki tämä ahdetaan yhteen kalenteriin, syntyy ongelmia, jotka eivät johdu henkilöstöstä vaan pelkästään siitä, miten näkymä on rakennettu:

• Esihenkilöt joutuvat selaamaan 30 nimen ohi löytääkseen ne viisi, joiden vuoroja he oikeasti suunnittelevat
• Yhdelle tiimille järkevät vuororytmit näyttävät virheiltä, kun ne ovat sekaisin toisen tiimin rytmin kanssa
• Joku on helppo merkitä vahingossa vuoroon osastolle, jolla hän ei edes työskentele
• Vapaapyyntöjen tai vuoronvaihtojen hyväksyminen vaatii ensin selvittämään, ketä pyyntö ylipäätään koskee

Kun työvuorolistat jaetaan osastoittain, tämä häly katoaa. Keittiön esihenkilö näkee vain keittiön vuorot. Varaston työnjohtaja näkee vain varaston vuorot. Kenenkään ei tarvitse päässään suodattaa pois niitä kalenterin osia, jotka eivät koske häntä.

Miltä ”erillinen mutta näkyvä” näyttää käytännössä

Tarkoitus ei ole luoda siiloja vaan antaa jokaiselle osastolle oma työnäkymänsä ja säilyttää samalla koko yrityksen kokonaiskuva niille, jotka sitä tarvitsevat. Käytännössä se tarkoittaa tätä:

1. Jokaisella osastolla on omat vuororytminsä ja eteenpäin toistettavat vuoropohjansa, koska keittiön viikkorytmi harvoin vastaa varaston rytmiä.
2. Osastojen esihenkilöt voivat muokata oman tiiminsä työvuorolistaa, mutta eivät muiden.
3. Omistajat tai aluepäälliköt näkevät kaikki osastot kerralla, jotta he voivat tarkistaa miehityksen, seurata henkilöstökulujen kokonaissummia tai huomata osaston, jolta puuttuu väkeä.
4. Kahdella osastolla työskentelevät (mikä on pienemmissä yrityksissä tavallista) näkyvät molemmilla listoilla ilman, että heidät on kirjattu järjestelmään kahtena eri henkilönä.
5. Hyväksyttävät pyynnöt, kuten vapaapyynnöt ja vuoronvaihtopyynnöt, ohjautuvat kyseisen osaston esihenkilölle eivätkä yhteen keskitettyyn postilaatikkoon, jossa pitää ensin selvittää, kenelle mikäkin kuuluu.

Tämä on yksi syy siihen, että usean osaston tuki on tärkeämpi kuin paperilla näyttää: kyse ei ole suodattimen lisäämisestä isoon kalenteriin, vaan siitä, että jokainen tiimi saa työvuorolistan, joka toimii kuin sen oma lista, ja joku näkee silti koko kuvan.

Merkit siitä, että yksi työvuorolista ei enää riitä

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, osastoittainen jako kannattaa tehdä nyt eikä vasta isomman vuorosuunnitteluvirheen jälkeen:

• Olet merkinnyt saman ihmisen päällekkäin kahteen eri tehtävään, koska kalenterista se ei näkynyt selvästi
• Uudet esihenkilöt tarvitsevat perehdytyksen jo pelkästään löytääkseen oman tiiminsä vuorot
• Vapaapyyntöjen hyväksyminen viivästyy, koska pyyntö päätyi väärälle esihenkilölle
• Kopioit samaa viikkorytmiä käsin uudelle osastolle sen sijaan, että osasto olisi alusta asti erillinen
• Tuntien tai henkilöstökulujen raportointi osastoittain vaatii kaiken viemistä ulos ja suodattamista käsin

Mikään näistä ei ole henkilöstöongelma, vaan ne ovat rakenneongelmia. Rakenteen korjaaminen vie yleensä vähemmän vaivaa kuin luulisi, ja se maksaa itsensä takaisin joka ikinen viikko sen jälkeen, ei vain kerran.