Miksi työvuorolistan pitää toimia vuorotyöntekijän puhelimessa

Vuorotyöntekijät katsovat työvuoronsa, vuoronvaihtonsa ja sen, onko vapaapyyntö hyväksytty, puhelimestaan. Usein se tapahtuu bussissa, työtehtävien välissä tai juuri ennen vuoron alkua. Jos työvuorolistan voi tarkistaa vain taukotilan seinälle tulostetusta paperista tai tietokoneohjelmasta, jota kukaan ei pääse käyttämään kesken työn, lisäät kitkaa työhön, jossa on jo valmiiksi hyvin vähän pelivaraa. Mobiilikäyttö ei ole mukava lisäominaisuus. Siitä riippuu, saavuttaako tieto ihmiset silloin, kun siitä on hyötyä, vai vasta liian myöhään.

Mikä menee pieleen ilman sitä

Mieti tavallista viikkoa kaupan tai varaston työntekijän näkökulmasta. Hänellä ei ole työnantajan kannettavaa. Hänellä ei välttämättä ole edes henkilökohtaista sähköpostia, jota hän lukisi päivittäin. Puhelin hänellä sen sijaan on, ja kaikki käytännön asiointi työvuorojen kanssa pitää voida hoitaa sillä.

Ilman mobiilikäyttöä tyypillisesti käy näin:

• Työntekijät soittavat tai laittavat esihenkilölle viestiä ja kysyvät ”olenko torstaina töissä?” sen sijaan, että katsoisivat asian itse. Tämä vie esihenkilön aikaa koko viikon.
• Vuoro julkaistaan avoimena vuorona, mutta kukaan ei huomaa sitä ennen seuraavaa päivää. Se jää täyttämättä, vaikka joku olisi voinut napata sen kotimatkallaan.
• Sairastunut työntekijä ei ehdi laittaa vuoroaan vaihtoon ajoissa, koska hän odottaa pääsevänsä kotiin tietokoneen ääreen.
• Seinälle tai jaettuun kansioon julkaistut muutokset työvuorolistaan menevät kokonaan ohi kaikilta, jotka eivät ole sinä päivänä paikan päällä. Tähän joukkoon kuuluu myös se, jota muutos koskee eniten.

Jokainen näistä on yksinään pieni harmi. Yhdessä ne kuitenkin johtavat vajaaseen miehitykseen, viime hetken säätämiseen ja työntekijöihin, jotka tuntevat jäävänsä tiedon ulkopuolelle työssä, joka vaikuttaa suoraan heidän tuloihinsa.

Mihin kannattaa oikeasti kiinnittää huomiota

Jos arvioit, miten tiimisi saa tiedon työvuoroista, älä tyydy vastaukseen ”meillä on sovellus”. Tarkista nämä yksityiskohdat:

1. Toimii kaikilla puhelimilla, ei vain yhdellä käyttöjärjestelmällä. Monessa etulinjan tiimissä on sekaisin Android-puhelimia sekä vanhempia tai edullisia laitteita. Jos puolet henkilöstöstä ei pysty asentamaan sovellusta, et ole ratkaissut ongelmaa. Olet ratkaissut sen vain osalle ihmisistä.
2. Kirjautuminen ei hidasta. Työntekijällä, joka tarkistaa vuoronsa kello 7 ennen puoli kahdeksalta alkavaa vuoroa, ei ole aikaa nollata unohtunutta salasanaa. Yksinkertainen ja voimassa pysyvä kirjautuminen on tärkeämpää kuin moni arvaa.
3. Push-ilmoitukset, ei pelkkä viestilaatikko. Muutosten työvuorolistaan, hyväksyttyjen vuoronvaihtojen ja avointen vuorojen pitää tavoittaa ihminen ilman, että hänen tarvitsee itse avata sovellus ja tarkistaa. Ilmoitus, joka katoaa hiljaa ilman värinää tai merkkiä kuvakkeessa, jää huomiotta.
4. Toimii molempiin suuntiin, ei pelkkä lukuoikeus. Työntekijän pitää voida pyytää vapaata, ottaa avoin vuoro tai laittaa oma vuoronsa vaihtoon samalla puhelimella. Pelkkä katseluoikeus ei riitä, jos kaikki kulkee silti esihenkilön pöydän kautta.

Saman kolikon toinen puoli: esihenkilö

Mobiilikäyttö hyödyttää molempia osapuolia. Esihenkilön, joka hyväksyy vuoronvaihtopyynnön tai tarkistaa, kuka paikkaa äkillisen poissaolon, ei myöskään pitäisi joutua istumaan pöydän ääressä. Jos hyväksynnät odottavat viestilaatikossa, joka aukeaa vain tietokoneella, olet vain siirtänyt pullonkaulaa etkä poistanut sitä. Tavoite on, että tieto työvuoroista eli siitä, kuka on töissä, kuka vaihtoi vuoroa ja kuka on poissa, liikkuu puhelimen nopeudella. Sen pitää tavoittaa kaikki osapuolet, ei vain niitä, jotka laativat työvuorolistan.

Perusajatus on yksinkertainen: vuorotyötä tehdään muualla kuin pöydän ääressä, joten myös sen työkalujen pitää toimia muualla kuin pöydän ääressä. Jos työkalua voi käyttää kunnolla vain tietokoneella, sitä käytetään huomaamatta huonosti.