Täytä viikko automaattisesti helloswapissa: mitä toiminto tekee ja mitä se jättää esihenkilölle

Täytä viikko automaattisesti lähtee luvuista, jotka annat sille – kuinka monta henkilöä tarvitset kuhunkin vuoroon kunakin viikonpäivänä – ja laatii työvuoroluonnoksen, jossa jokaisen tunnit tasataan suhteessa sopimukseen. Se ei julkaise mitään itsestään, eikä se tee henkilöstö- tai osaamispäätöksiä puolestasi. Se täyttää vuorot asettamiesi sääntöjen rajoissa ja antaa sinulle luonnoksen tarkistettavaksi ennen kuin tiimi näkee sen.

Mitä se oikeasti tekee

Täytä viikko automaattisesti on osaston nimen vieressä Työvuorot-sivulla, ja sitä voi käyttää niin kauan kuin osaston viikkoa ei ole julkaistu. Se käsittelee yhden osaston kerrallaan. Kerrot, kuinka monta henkilöä tarvitset vuoroa ja viikonpäivää kohden – tai asetat kaikki seitsemän päivää kerralla valinnalla "Joka päivä" – poistat valinnan niiltä, joita ei oteta mukaan sillä viikolla, ja napsautat Täytä.

Sen jälkeen tapahtuu näin:

• Vuorot jaetaan satunnaisesti mutta reilusti: jokaisen tunnit tasataan suhteessa sopimukseen kolmen edellisen viikon ajalta, joten pitkän viikon tehnyt saa vähemmän vuoroja ja lyhyen viikon tehnyt enemmän.
• Kukaan ei jää samaan vuoroaikaan joka ikinen päivä.
• Jokainen luotu vuoro tarkistetaan työaikasääntöjä vasten: lepoajat, lain viikkotyöajan rajat, vapaapäivät, saatavuus ja hyväksytyt poissaolot. Niitä ei rikota koskaan, ei poikkeuksia.
• Viikossa jo olevat luonnosvuorot, esimerkiksi toistuva viikkovuoro, säilyvät ja lasketaan mukaan antamiisi lukuihin.
• Jos vuoroa ei aidosti voi täyttää laillisesti kenelläkään, siitä tulee avoin vuoro sen sijaan, että se pakotettaisiin jollekulle.
• Kaikki, mitä se tuottaa, on luonnosta. Mikään ei näy tiimille eikä ole lopullista ennen kuin julkaiset.

Jos joku teki viime viikolla sopimustaan enemmän tunteja, toiminto antaa hänelle tällä viikolla vähemmän vuoroja. Se ei lyhennä vuoroa saadakseen tunnit täsmäämään – vuoro on aina täsmälleen vuoropohjansa pituinen, sellaisena kuin se on Asetuksissa. Myös hyväksytyt poissaolot otetaan huomioon, joten lomaviikosta ei huomaamatta tule viikkoa, jolta henkilö "on velkaa" tunteja.

Mitä se jättää sinulle

Tuntien tasaus on painotus, ei lupaus. Jos viikkoa ei aidosti voi miehittää millään muulla tavalla, toiminto antaa jollekulle lisää tunteja tai päästää jonkun tavoitteensa yli – mutta vasta kokeiltuaan kaikkia, jotka ovat yhä omansa alla. Kun olet napsauttanut Täytä, tehtäväsi on siksi käydä luonnos läpi ja kysyä: onko tulos järkevä juuri tälle viikolle? Muutama asia kannattaa tarkistaa joka kerta:

• Sen luomat avoimet vuorot. Ne ovat vuoroja, joita kukaan ei voinut laillisesti ottaa. Ne vaativat ihmisen päätöksen: tarjoa niitä laajemmin, muuta henkilöstötarvetta tai hyväksy aukko.
• Sopimuksensa yli menneet henkilöt. Sille on syy (poikkeava viikko, viikonloppu keskellä viikkoa), mutta ennen julkaisua on hyvä tietää, kuka ja miksi.
• Osaamisvaatimukset. Jos vuoro vaatii osaamisen – avainvastaava, ensiapu – toiminto noudattaa sitä, mutta sinun vastuullasi on, että oikeilla henkilöillä on osaaminen merkittynä profiiliinsa.
• Itse henkilöstöluvut. Toiminto täyttää niiden lukujen mukaan, jotka annat sille viikolle. Se ei kerro, ovatko luvut väärät kysyntään nähden. Se arvio jää sinulle.

Milloin sitä kannattaa käyttää ja milloin ei

Täytä viikko automaattisesti sopii parhaiten tavalliseen, toistuvaan viikkoon, jossa henkilöstötarve on vakaa – sellaiseen viikkoon, jossa muuten vetäisit tottumuksesta samat nimet samoihin vuoroihin. Poikkeavalla viikolla – joulukiire, yksittäinen tapahtuma, tarkoituksella vajaalla miehityksellä toimiva osasto – on parempi laatia vuorot käsin tai muuttaa lukuja ennen täyttöä, sillä toiminto tekee täsmälleen sen, mitä pyydät, ei sitä, mitä viikko oikeasti tarvitsee. Ja laaditpa vuorot miten tahansa, käytä luonnosvaihe oikeaan tarkistukseen: mikään ei mene julki ennen kuin julkaiset, joten se on viimeinen tilaisuutesi huomata avoin vuoro tai vino jako ennen kuin tiimi näkee sen.