Raportit ja tapahtumaloki helloswapissa: mitä voit tarkistaa jälkikäteen
Opas yrityksen pääkäyttäjille helloswapin raportteihin ja tapahtumalokiin: mitä viikoittainen palkkakustannusraportti näyttää, miten palkanlisät lasketaan mukaan ja mitä muuttumaton tapahtumaloki tallentaa.
Kun palkkapäivänä jokin näyttää väärältä tai esihenkilö vannoo, ettei ole koskaan hyväksynyt vuoronvaihtoa, sinun on päästävä katsomaan taaksepäin ja saatava selvä vastaus. helloswapissa se onnistuu kahdessa paikassa. Raportit-osiosta näet viikon palkkakustannukset ja sen, kuka teki kuinka paljon tunteja. Tapahtumaloki kertoo, kuka teki mitä, milloin ja mistä. Molemmat sisältyvät Growth-pakettiin ja sitä ylempiin paketteihin, ja molemmat on tehty yrityksen pääkäyttäjille asioiden tarkistamiseen jälkikäteen, ei työvuorolistan hallintaan siinä hetkessä.
Mitä Raportit oikeasti näyttää
Raportit toimii viikko kerrallaan. Se listaa valitulta viikolta jokaisen henkilön tunnit julkaistuissa työvuoroissa, hänen tuntipalkkansa ja niiden kustannuksen. Kustannus on suunnitellut tunnit kerrottuna tuntipalkalla, ja siihen lisätään palkanlisät, kun yrityksesi on määrittänyt niitä. Tuntipalkan voi syöttää joko suoraan Tuntipalkka-sarakkeeseen tai henkilön profiiliin Henkilöt-osiossa. Kannattaa siis tarkistaa, että tuntipalkat ovat ajan tasalla, ennen kuin luotat raporttiin.
Muutama asia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:
- Jokainen, joka tekee enemmän kuin sopimuksen mukaiset tunnit, saa merkinnän. Se on nopein tapa huomata vuorosuunnittelun virhe ennen kuin siitä tulee palkkariita.
- Jos työajanseuranta on käytössä, Toteutunut-sarakkeessa näkyvät kirjatut tunnit suunniteltujen tuntien vieressä. Sarake on vain vertailua varten. Se ei muuta kustannuslukua, joka perustuu edelleen julkaistuun työvuorolistaan.
- Palkanlisät (ilta-, viikonloppu- ja pyhälisät) saavat oman sarakkeensa, kun ne on määritetty, ja ne sisältyvät palkkakustannusten kokonaissummaan.
Käytännön hyöty on yksinkertainen: tarkista Raportit ennen kuin viimeistelet palkanlaskennan, älä vasta sitten, kun joku valittaa. Erityisesti sopimustuntien ylityksestä kertova merkintä on juuri sellainen asia, joka on halpa tarkistaa viikoittain mutta kallis huomata vasta neljännesvuoden päästä.
Huomio palkanlisistä ja historiasta
Palkanlisät lasketaan aina julkaistun työvuorolistan vuoroaikojen perusteella, eikä palkatonta taukoa vähennetä niistä. Tällä on merkitystä, kun täsmäytät raporttia siihen, mitä muistat suunnitelleesi. Luvut perustuvat siihen, mitä oikeasti julkaistiin, eivät jonkun mielessä olleeseen karkeaan suunnitelmaan.
On myös hyvä tietää, että vuoropohjan tuntien muuttaminen ei kirjoita historiaa uudelleen. Uudet tunnit ovat voimassa tästä päivästä eteenpäin, ja ennen tätä päivää tehdyt vuorot säilyttävät ne tunnit, joilla ne todellisuudessa tehtiin. Työaikasääntöjä ei tarkisteta uudelleen saman vuoropohjan tuleville vuoroille, joten ne kannattaa käydä läpi. Juuri siksi Raportit ja palkanlaskentaan vietävä aineisto pysyvät oikeina, vaikka olisit järjestellyt vuoropohjan uudelleen: menneisyyttä ei muuteta huomaamatta.
Mihin tapahtumalokia käytetään
Tapahtumaloki on toisenlainen kirjanpito. Se löytyy välilehtenä profiilivalikon kohdasta Tietoturva ja tapahtumaloki, ja siihen tallentuu, kuka teki mitä, milloin ja mistä. Lokiin kirjautuvat sisäänkirjautumiset, henkilöihin, työvuoroihin, vuoronvaihtoihin, vapaisiin, tietoturva-asetuksiin ja kehittäjäasetuksiin tehdyt muutokset sekä toisen käyttäjän nimissä toimiminen. Merkintöjä ei voi muuttaa eikä poistaa, ja juuri se on koko idea. Lokin on tarkoitus olla luotettava tallenne, jonka voit antaa omistajalle tai tilintarkastajalle murehtimatta, että sitä on muokattu jälkikäteen.
Käytä tapahtumalokia näissä tilanteissa:
- Sinun täytyy varmistaa, kuka hyväksyi vuoronvaihdon tai vapaapyynnön ja milloin.
- On erimielisyyttä siitä, kuka muokkasi työvuoroa tai muutti henkilön tietoja.
- Käyt läpi tilin tietoturvaa, kuten odottamattomia sisäänkirjautumisia tai toisen käyttäjän nimissä toimimista.
Yksi aukko kannattaa pitää mielessä: yrityksen nimeen, aikavyöhykkeeseen, osastoihin, vuoropohjiin ja ilmoitusasetuksiin tehtyjä muutoksia ei tallenneta tapahtumalokiin. Jos tarvitset tallenteen juuri näistä muutoksista, sinun on pidettävä niistä kirjaa jollain muulla tavalla. Tapahtumalokista ei ole siinä apua.
Raportit ja tapahtumaloki vastaavat yhdessä kahteen eri kysymykseen jälkikäteen: mitä se maksoi ja kuka muutti mitäkin. Kummankin säännöllinen tarkistaminen eikä vain silloin, kun jokin menee pieleen, tulee halvemmaksi.