Därför behöver personal som jobbar skift ha schemat i mobilen
De flesta som jobbar skift kollar inte schemat vid ett skrivbord. Utgår ert schemasystem från att de gör det får ni fortsätta brottas med folk som uteblir, missade passbyten och förvirring som mobilen hade kunnat förhindra.
Den som jobbar skift får reda på sitt schema, sina passbyten och om ledigheten är beviljad i mobilen, ofta på bussen, mellan arbetsuppgifterna eller precis innan passet börjar. Om det enda sättet att kolla schemat är ett utskrivet papper på väggen i personalrummet eller ett datorsystem som ingen kommer åt ute på golvet, bygger du in friktion i ett jobb som redan har väldigt små marginaler. Att schemat finns i mobilen är ingen trevlig extrafunktion. Det avgör om informationen når folk när de har nytta av den eller för sent.
Det här går snett utan mobilen
Tänk dig en vanlig vecka för någon som jobbar i butik eller på lager. Personen har ingen jobbdator. Kanske har hen inte ens en privat mejladress som hen kollar varje dag. Däremot har hen en mobil, och det är där allt praktiskt som rör arbetsschemat behöver kunna skötas.
Utan mobilen går det oftast snett så här:
- Medarbetare ringer eller sms:ar chefen och frågar ”jobbar jag på torsdag?” i stället för att bara kolla själva, och det äter upp chefens tid hela veckan.
- Ett pass läggs ut bland de lediga passen men ingen ser det förrän dagen efter, så det blir obemannat fast någon hade kunnat ta det på vägen hem.
- En medarbetare som blivit sjuk hinner inte lägga ut sitt pass för byte i tid, eftersom det får vänta tills hen är hemma vid en dator.
- Schemaändringar som sätts upp på väggen eller läggs i en delad mapp missas helt av alla som inte är på plats just den dagen, även av den som berörs mest.
Var för sig är det här småsaker, men tillsammans blir det luckor i bemanningen, stressigt pusslande i sista minuten och medarbetare som känner sig utanför i ett jobb som direkt påverkar deras inkomst.
Det här ska du faktiskt titta efter
Om du ser över hur ditt team får tillgång till schemat ska du inte nöja dig med svaret ”det finns en app”. Kontrollera de här punkterna:
- Fungerar på alla telefoner, inte bara ett operativsystem. På många arbetsplatser har personalen en blandning av Androidtelefoner och äldre eller billigare modeller. Om halva personalen inte kan installera appen har du inte löst problemet, bara löst det för en del av dem.
- Inget krångel med inloggningen. Den som kollar schemat klockan 7 inför ett pass som börjar 7.30 hinner inte återställa ett bortglömt lösenord. Att det är enkelt att logga in och att man förblir inloggad betyder mer än många tror.
- Pushnotiser, inte bara en inkorg. Schemaändringar, godkända passbyten och lediga pass måste nå fram utan att man behöver öppna appen och kolla. En notis som försvinner tyst, utan vibration eller siffra på ikonen, blir ignorerad.
- Fungerar åt båda hållen, inte bara läsläge. Medarbetarna ska kunna ansöka om ledighet, ta ett ledigt pass eller lägga ut sitt eget pass för byte från samma telefon. Det räcker inte att de bara kan titta medan allt ändå måste gå via chefens skrivbord.
Andra sidan av myntet: chefen
Mobilen behövs åt båda hållen. En chef som godkänner ett passbyte eller kollar vem som täcker upp när någon sjukanmält sig ska inte heller behöva sitta vid ett skrivbord. Om godkännandena ligger i en inkorg som bara går att öppna på en dator har du bara flyttat flaskhalsen i stället för att ta bort den. Målet är att informationen i schemat, alltså vem som jobbar, vem som har bytt och vem som är borta, rör sig i mobilens takt för alla inblandade, inte bara för dem som lägger schemat.
Grundtanken är enkel: skiftarbete sker borta från skrivbordet, så verktygen runt det måste också fungera borta från skrivbordet. Allt som kräver en dator för att användas väl kommer i det tysta att användas dåligt.