Rapporter och granskningslogg i helloswap: det här kan du kontrollera i efterhand

När något ser fel ut på lönedagen, eller när en chef svär på att hen aldrig godkände ett passbyte, behöver du kunna titta bakåt och få ett rakt svar. I helloswap gör du det på två ställen. Rapporter visar vad en vecka kostade och vem som jobbade hur mycket. Granskningsloggen visar vem som gjorde vad, när och varifrån. Båda ingår i Growth-planen och högre, och båda är gjorda för att företagsadministratörer ska kunna kontrollera saker i efterhand, inte för att sköta schemat i stunden.

Vad Rapporter faktiskt visar

Rapporter visar en vecka i taget. För den veckan listas varje persons timmar på publicerade pass, personens timlön och vad det kostar. Kostnaden är schemalagda timmar gånger timlön, plus eventuella OB-tillägg när ditt företag har lagt upp sådana. Timlönen anger du antingen direkt i kolumnen Timlön eller på personens profil under Personal, så det lönar sig att kontrollera att timlönerna är aktuella innan du litar på en rapport.

Några saker att hålla koll på:

• Den som jobbar fler timmar än sin avtalade arbetstid flaggas. Det är det snabbaste sättet att fånga ett schemafel innan det blir en lönetvist.
• Om tidrapportering är aktiverad visar kolumnen Faktisk de registrerade timmarna bredvid de schemalagda. Den är bara till för jämförelse. Den påverkar inte kostnadssiffran, som fortfarande bygger på det publicerade schemat.
• OB-tillägg (kvällar, helger och helgdagar) får en egen kolumn när de är inställda och räknas in i den totala personalkostnaden.

I praktiken är det enkelt: ta fram Rapporter innan du stänger lönekörningen, inte efter att någon har klagat. Särskilt flaggan för timmar över avtalad arbetstid är billig att kontrollera varje vecka och dyr att upptäcka först vid kvartalsskiftet.

Om OB-tillägg och historik

OB-tillägg räknas alltid utifrån passtiderna i det publicerade schemat, och den obetalda rasten dras inte av. Det spelar roll när du stämmer av en rapport mot det du minns att du schemalade. Siffrorna styrs av det som faktiskt publicerades, inte av en ungefärlig plan i någons huvud.

Det är också bra att veta att historiken inte skrivs om när du ändrar tiderna i en passmall. De nya tiderna gäller från och med i dag, och pass som arbetades före i dag behåller de tider då de faktiskt arbetades. Arbetstidsreglerna kontrolleras inte på nytt för kommande pass i den mallen, så de passen är det klokt att gå igenom. Det är just därför Rapporter och löneexporten stämmer även efter att du har gjort om en passmall: det som redan hänt skrivs aldrig om i tysthet.

Vad granskningsloggen är till för

Granskningsloggen är en annan sorts underlag. Den finns som en flik under Säkerhet och granskningslogg i profilmenyn och loggar vem som gjorde vad, när och varifrån. Det gäller inloggningar, ändringar av personal, pass, passbyten, ledighet, säkerhetsinställningar och utvecklarinställningar, samt tillfällen då någon agerat som en annan användare. Poster kan inte ändras eller raderas, och det är hela poängen. Loggen ska vara ett pålitligt underlag som du kan lämna till en ägare eller revisor utan att behöva oroa dig för att den har redigerats i efterhand.

Använd granskningsloggen när:

• du behöver bekräfta vem som godkände ett passbyte eller en ledighetsansökan, och när.
• det råder oenighet om vem som redigerade ett pass eller ändrade en persons uppgifter.
• du går igenom kontots säkerhet, till exempel oväntade inloggningar eller tillfällen då någon agerat som en annan användare.

En lucka att ha i minnet: ändringar av företagsnamn, tidszon, avdelningar, passmallar och aviseringsinställningar registreras inte i granskningsloggen. Behöver du ett underlag för just de ändringarna får du hålla reda på dem på något annat sätt, för där hjälper granskningsloggen dig inte.

Tillsammans besvarar Rapporter och granskningsloggen två olika frågor i efterhand: vad det kostade och vem som ändrade vad. Att kontrollera båda regelbundet, och inte bara när något går fel, är den billigare vanan.